Répartir par dossier et sous-dossier avec le système d'exploitation
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Saisir
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Comment nommer les noms des fichiers des médias
et organiser ces fichiers dans des dossiers
version 1- 24 octobre 2002
Gérer ses images avec un logiciel spécifique
La contrainte est d'identifier un fichier sans ambiguïté et d'être capable de retrouver le média.
Gestion et visualisation peuvent être dissociées (on "explore" sous Windows ou Mac) puis on clique pour visualiser.
L'organisation de type c:/lapeyrouse/photos/Ma_tante_Irma est le premier réflexe mais on est vite dépassé !
Autant prendre les bons réflexes dès maintenant. Voici quelques idées .
Il y a 3 méthodes (il est possible de les utiliser simultanément) :
- l'arborescence dans des dossiers du système d'exploitation
- un seul dossier et tout organiser à partir du nom du fichier
- un logiciel spécifique (permet une indexation mais n'évite pas la création d'une arborescence même courte).
Exemple : Dossier Windows principal : "Généalogie Brueys"
Sous-dossier : Ardèche, Bouches-du-Rhône, Brueys Autres, Gard, Imports, Mes écrits, Pays-Bas, Somme, USA
Dans "Ardèche", les sous-sous-dossiers : AD07 BMS-NMD, AD07 Divers, AD07 Fonds Falgairolles, AD07 Justice, AD07 Notaires, Divers
Et dans "AD07 Fonds Falgairolles" : "AD07 - 85 J17-6", "AD07 - 85 J17-7", "AD07 - 85 J214", etc ..
Cette structure rappelle où ont été trouvés les médias.
Sur un CD-ROM
Mettre autant de photos que possible dessus et étiquette sur le CD.
Un CD contient uniquement des photos d'un registre donné. Le CD est découpé par années.
Une année contient les vues, numérotées de 1 à n.
Un nom long est utile pour retrouver un fichier avec les outils de recherche du système d'exploitation.
Séparation des éléments : espace ou le trait de soulignement "_" (underscore)
Séparation des informations de l'élément : le tiret "-" semble l'élément le plus usité
Typographie : deux méthodes : chaque mot commence par une majuscule ou tout en minuscule et sans accent.
Des photographies d'actes, des portraits, des cartes postales, des transcriptions ont un même objectif : identifier une "ressource" (un acte d'état civil ou notarié, une photo de mariage ...) dans le temps, dans l'espace, la nature de la susdite, et, la ou les personnes concernées.
1) Le temps
Date au format (ISO 8601): AAAA-MM-JJ (le format AAAAMMJJ est aussi possible mais parrait moins lisible).
Exemple : le 24 septembre 2002 devient 2002-09-24 ou 20020924. Permet le classement par date.
Ce format "an mois jour" est défini par une norme ISO qui autorise le format avec un trait d'union (le format sans séparateur est aussi possible). Aucun autre séparateur n'est permis (donc pas l'espace).
Remarque :une information intemporelle (ex : reproduction de partie d'une publication) n'aura pas obligatoirement de date. Il est possible en ce cas de mettre la date du jour de saisi du fichier. Pour une date incomplète ou approximative : 1670-09-00 ou 1670-00-00 .
Option : ne mettre que la date avec uniquement un numéro pour différencier si deux dates sont identiques.
2) L'espace
Indiquer le lieu d'origine de la source.
En France le code Insee (option code INSEE avec pays ex : FRA_92023).
Ex : mairie, siège de l'étude, lieu où la photographie a été prise.
Il faut localiser en priorité le lieu d'origine (et non du lieu où se trouve le document). La "source" (ne pas confondre avec la source journalistique, personne ou moyen par lequel on a obtenu l'information) a été rédigée dans un lieu précis (église, mairie, étude ...). Qu'on la retrouve ensuite aux Archives Communales (AC), Archives Départementales (AD), centres des mormons (SDJ) est secondaire, c'est la même, qui est consultée sur le registre original aux AC ou sur le microfilm aux AD.
Pour un document numérique, le fichier est probant à lui seul.
Pour une transcription, placez dans le document lui-même en en-tête "transcription faite par ... le... à....".
Pour un acte donné, un fichier image et un fichier texte peuvent cohabiter dans le même répertoire, la distinction se faisant sur l'extension (jpg, txt par exemple).
3) Nature de la source
Acte de naissance, mariage, décès, sépulture, notarié, photo, inventaire, un codage sur un seul caractère peut suffire: N naissance, M mariage, T notaire (Tabellion, le N est déjà pris)
4) Nom et prénom de l'intéressé principal
L'enfant baptisé, le couple pour un mariage, la ou les personnes concernées (une ou deux personnes avec Noms et Prénom(s).
(Pour savoir comment écrire ces patronymes voir chapitre patronyme).
Option : utiliser toujours le même nombre de caractères, facilite les tris et recherches (utiliser si nécessaire le "_" en remplissage). Exemple standardisation sur trois lettres (les trois premières ou trois lettres mnémotechniques), Vsn pour Vesseron et Duv pour Duval.
Le ou les prénoms ne sont vraiment utiles que pour différencier des naissances multiples (ou des décès accidentels...) On peut se limiter aux initiales ou coder sur deux lettres Pi pour Pierre ou Ma pour Marie. On peut choisir de ne pas les mentionner.
Pour deux personnes : les Noms : les placer à la suite, séparés par un "_" pour une meilleure lisibilité (l'ordre usuel étant généralement époux_épouse) **et aussi pour permettre des recherches/tris sur le deuxième nom**. Notons qu'avec cette convention rien n'oblige à se limiter à deux noms.
Option : placer les prénoms en fin de structure, dans le même ordre.
Option : XXXX pour un patronyme inconnu.
Remarque : certains fichiers peuvent ne pas contenir de de noms et prénoms (ex : photo d'un château)
5) le type du fichier
Image ou texte, c'est donné par l'extension et explicite en lui-même.
DOC, TXT, ...
RTF conserve les caractéristiques de mise en page : colonnes, sections, caractères,...
PUB Microsoft Publisher pour des documents élaborés
PDF multi-images et le TIF multi-images (ex : documents numérisés de la Bibliothèque Nationale)
AIS "albums" d'images gérées par ACDSee
HTM pages transmises par Internet
TIF avec compression sans perte contrairement aux JPG et GIF
AIF fichiers QuickTime
MPG Vidéo-CD
ZIP fichiers compressés
DW DesignWorkshop pour des objets 3D (architecture)
7) option : origine du document (ex : AC ou AD). Quelques avis.
On peut se demander si EN PLUS il est utile ou non d'ajouter le lieu où se trouve le média.
8) en option : numérotation séquentielle pour les documents multi-fichiers (une page = un fichier).
Faire deux fichiers pour une même photo si elle contient 2 années (la fin de l'une et le début de l'autre).
Pour différencier une page de gauche et une page de droite:
Remarque : pour une numérisation d'un registre entier, il est conseillé de prendre l'habitude d'un numéro de page sur 3 caractères (de 000 à 999). On évite une rupture dans les visualisation des noms de fichiers dans l'explorateur et en prenant ce réflexe on ne risque pas les mauvaises surprises.
Exemple
18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.jpg
5 novembre 1885 en France à Clamart, acte de Mariage de Vesseron Pierre et Duval Marie Geneviève (acte numérisé).
18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.doc = Le même en .doc = transcription
Ainsi si tous les fichiers sont dans le même répertoire, ils sont accessibles à volonté classés dans le bon ordre.
Une recherche (par exemple) sur *M_???_Duv* donne tout les mariages des filles Duval dans l'ordinateur.
Cas de numérisation des registres
Si le registre est découpé en naissances, mariages et décès, préciser la numérotation par N, M, D.
Exemple : 1800-1830_35127_AC_NMD_xxxx.jpg
a) 1800-1830 : période concernée par le registre
En effet certain actes sortis de leur contexte sont illisibles (ex : "le même jour que ci-dessus") ou erroné (sur un registre de 1764 un acte inscrit 1760, le curé a oublié le "quatre"). Si l'acte est seul même identifié dans son nom par 1764-08-12 on ne sait plus ou est l'erreur (le curé ou le nom de fichier).
b) 35127 : code INSEE
c) AC : lieu où a été trouvé l'acte (AC : Archives Communales ou AD.) en option
d) NMD : type d'actes donc remplaçable par BMS, tout autre type pouvant être relevé comme les notaires
Pour les registres paroissiaux, le BMS est implicitement dans les dates, mais on rencontre des vieux registres seulement BM ou TS (testaments et sépultures) avec les mêmes dates, - pour les registres d'état civil les N, M, D sont généralement disjoints, avec des dates identiques (décennales) pour les premiers registres, sans oublier les P (publications de bans) pour les toutes premières années de la République.
e) xxxx : numérotation de la vue dans le registre ou rang de l'acte dans le carton
Permet de déposer son travail aux AD qui peuvent facilement utiliser cette numérotation.
Série de registres d'une paroisse - La hiérarchie se lit comme suit : Lieu / Volume-Époque / Folio-Page.
Le lieu correspond à la paroisse catholique (idéalement : pays division sous-division ville paroisse)
Volume-Époque est sous la forme V01-1906-1911
Le folio (feuillet) est nécessaire car il ne correspond pas toujours au numéro de page. Il a la forme : F017-P011
Le nom de fichier d'une feuille a ce format : Sainte-Sabine-V01-1906-1911-F017-P011.png
Le nom de fichier du document complet est : Sainte-Sabine-V01-1906-1911.pdf
Il s'agit ici d'un cas particulier mais la hiérarchie s'applique aussi à tout document qui comporte une pagination :
Collection / Volume ou Numéro / Sous-Division (chapitre, section, article, etc) / Page
Suggestion : réaliser un fichier sous un tableur par commune photographiée, un onglet par décade, et donc 10 années par feuillet. Pour chaque année, il y a une ligne par photographie, avec indication de la première et de la dernière date (quand c'est possible, cf le cas de date illisible) le nombre d'actes, et leur type (bms ou nmd). Enfin, une dernière colonne permet de mettre des commentaires. Ces informations sont notés au fur et à mesure du dépouillement.
Une description générale de ces logiciels est hors sujet. Une telle acquisition se justifie à partir d'un nombre élevé de document à classer (plusieurs milliers). L'avantage principal est de permettre la saisie de mots-clés pour retrouver rapidement une information ou un média.
Si la gestion des "médias" est intégrée au logiciel de généalogie, on est soumis aux règles de celui-ci (volume du fichier, noms de fichiers, arborescence des dossiers).
Si la gestion des médias se fait en dehors du logiciel de généalogie on fait ce que l'on veut. Il existe de nombreux logiciels de gestion d'album photo ou de bibliothèque, certains sont gratuits.
ACDSee v4.0, édité par ACD Systems Ltd. En français. http://www.acdsystems.com/Francais/index.htm 65 Euros, version de démonstration. Un classement peut-être utilisé pour constituer des "albums" propres à chaque personnage, lieu ou sujet particulier. Un album est constitué d'une liste de pointeurs vers des fichiers choisis dans la structure précédente. Permet de compléter le nom et donne accès à diverses informations qui autorisent des recherches par mots-clef. Ex : AD34, 2E57/138, Montpellier, Testament, Brueys, Gauteron, 1639, Peleron not
Ne gère que les images.
Pictbase 16 bits (basé sur Access) http://www.loratec.com/produits/pictbase16/index.htm
Gestionnaire d'images, souple, entièrement gratuit car datant de 1998, mais basé sur une vieille version d'Access (antérieure à 1997). Il existe des versions plus récentes mais chers.
Genhisto http://www.genhisto.net/
Logiciel spécialisé dans la gestion de documents (textes et photos). La présentation et l'ergonomie sont perfectibles.
Access Photo version RC3 http://www.netrover.com/~hames/AccessPhoto.html Basé sur Access (v97)
Excel ... capable de faire beaucoup
- Pas de limitation de longueur dans les champs Excel.
- Tri sur n'importe quelles données entrées,
- Recherche (et remplacement éventuel) de chaînes de caractères ou de chiffres ou de date,
- Liens hypertexte vers des fichiers texte ou image exterieurs, avec adressage relatif (possible de changer les fichiers de répertoire sans resaisir les liens),
- Portabilité imbattable vers d'autres logiciels,
- Création très facile de sous-ensembles, possibilité de programmation par macros ou visual basic,
- Existe sur internet des "trucs et astuces",
- Programme pour faire une transposition GeDCom-Excel et inverse GEDENXLS
Possible donc de sortir des sources par patronymes, lieux, dates, catégorie (NMD), type (extraits, photocopies, originaux), etc., rechercher un mot contenu dans n'importe quel champ, combiner plusieurs critères, et d'un seul clic sur le lien, l'image ou le texte référencé est affiché à l'écran.
Heredis (PC H7) : Possible de mettre le nom complet du premier des fichiers media concernant certaines des sources dans le champ "Archivage", mais insatisfaisant car pas de liens hypertexte. De plus ils pourraient se retrouver plus ou moins en double sur le système, et gérer des copies multiples de fichiers en cas de modification est vite un casse-tête. Ce catalogage rend ces fichiers quasi inamovibles, et en particulier ils ne peuvent pas être migrés sur CD. Heredis est limité en type de fichiers media reconnus.
Participant(e)s : Genevieve Morvan, Mike Morice, Pierre Vasseron, Serge Milani, Yannick Voyeaud, Jean-Baptiste Fahy, Jean-Pierre Riballier, Renaud Anzieu