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Documents physiques

Comment nommer les documents, les organiser et les conserver

version 1- 21 juillet 2003

Nommer les documents

Conditions de conservation

 

Nous tentons ici de répondre à la question de savoir comment il faut nommer, organiser, classer et conserver nos différents documents physiques. Il ne semble pas exister de normes sur le sujet.

Il est entendu qu'une information saisie dans le logiciel de généalogie fera référence au "nom" du document. Et que la méthode de classement devra permettre de retrouver ledit document rapidement, sans risque de confusion ou de perte.

Quelque soit la méthode utilisée il sera important de la décrire et d'en laisser une trace dans les boites d'archives.

 


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Le classement par numéro d'ordre (recommandé)

Affectation d'un numéro d'ordre à tout document (ex : fichier chronologique http://genealogie.plx1.d2g.com/Sources/000_Chrono-1.htm )
Puis rangement du document selon ce numéro d'ordre.

Avantage : Cette méthode facilite le classement à l'origine, la consultation est simple (avec un logiciel de généalogie correctement renseigné) et la réutilisation de notre numérotation est facilité lors de la transmission des nos archives. Cette méthode s'apparente à celle utilisée dans les bibliothèques (on parle alors de "cote" du document).

Variante pour les gros volumes : classer les documents suivants des critères mécaniques : les livres avec les livres, les cartes postales avec les cartes postales, les copies d'actes avec les copies, les fichiers avec les fichiers... et on les stocke dans les "réceptacles" les mieux appropriés pour leur conservation. Au fur et à mesure de leur introduction dans le réceptacle on leur donne un numéro croissant et on viendra les chercher et les remettre suivant ce numéro. Cette méthode nécessite bien sur que le document soit référencé dans une structure de classement en fonction de son contenu. La photocopie PC00206 est citéee dans :
- mariage de Jean D avec Marie P, pour le mariage
- Pierre D oncle de Jean D, parceque c'est écrit pour ce témoin
- décés de Jeanne R mère de Marie P avant le...
- Jacques C sait signer
- ... Mais elle a l'avantage de ne pas présumer des besoins qu'on aura plus tard.
Suite ...
Dans les bibliothèques l'usage était d'utiliser une cote comportant en début le type de document (et sa taille) puis le numéro chronologique dans le type. Cette méthode permet de tenir compte du fait que le type et la taille du document sont les premiers critères de sa conservation. Suggestion : Pxxxxx (photocopies ou feuille), Lxxxxx (livres, livrets), Dxxxxx (faire-parts, cartes d'identités, passeports)

Autre variante : un seul numéro d'ordre. Les objets sont rangés selon des critères mécaniques dans des boites différentes. Inconvénient : les numéros ne vont pas se suivre dans une boite. Oblige aussi à tenir à jour le dernier numéro enregistré.

 

Le classement avec un nom "significatif"

Le nom du document va donner des informations sur le contenu. Plusieurs méthodes :

 

Ne pas avoir de document physique.

Tout est scanné et numérisé. Les copies papier sont détruites. Les originaux restant ne concernent en fait que des personnages "récents". Le volume est assez faible et n'oblige pas à un classement méthodique.

 

Le logiciel de gestion de documents

Réservé à des bases documentaires volumineuses .

Selon une interprétation du livre "Les fonctions de l'archivistique contemporaine" de Carol Couture édition PU du Québec, il faudrait
1- Respecter la provenance ou "fonds" et donc garder ensemble ce qui vient d'une même archive.
2- Numéroter les différentes reproductions d'un document avec un signe supplémentaire.
Suggestion : Fonds(série et sous-série)/n° incrémental personnel/lettre
La lettre corresponds au contenant (transcription, photocopie, copie certifié conforme, etc).
exemples :
Acte de naissance en provenance des Archives de Savoie : AD73-n° du fond des ... AD(-n° page)-n° incrémental perso/Une lettre
Acte de naisance de la mairie de Versailles : M/Code insee/n° incrémental/Une lettre
Photo personnelle : P/n° incrémental/Une lettre


Les conditions de conservation Haut de la page

Tout ce qui est papier est organique, donc voué à la détérioration. Tout ce que vous pouvez faire, c'est tenter de limiter les dégâts.

Le papier

Choisissez un papier sans acide, faible en lignine, protégé par garantie et dont le manufacturier est clairement identifié -et contactable!
L'acide contenu dans le papier provoque une détérioration accélérée. Le papier jaunit et devient cassant. Chaque papier en vieillissant devient acide -c'est sa façon de rider!- mais plus le papier est de qualité, plus cette fin tragique peut être retardée. Les papiers de meilleure qualité ont un taux d'acidité très faible, presque inexistant, tandis que les papiers destinés à une courte vie (le papier journal, par exemple), est très acide; il suffit de voir à quel point il jaunit rapidement pour en être convaincu.

L'encre et les instruments d'écriture

Les accessoires

Les conditions de conservation

D'après le site http://www.colba.net/~micheles/conserv.htm

Institut canadien de conservation. prendre soin de documents http://www.preservation.gc.ca/howto/articles/paper_f.asp
Sites web reliés à l'archivistique : http://www.ebsi.umontreal.ca/voir/scinfo.htm

 

 

Participant(e)s : Annie Germain, Loïc Fejoz, Jean-Luc Pellerin, Pierre Caylus, Jerotito, Christian Gennerat, Patrick Texier, Mike Morice, Renaud Anzieu, Jean-Luc Hervy, Patrice Legoux, Jean Chabaud, Jean Lauret, Patrick Resseguie, Damien Debril, J.R. Yharrassarry, Renaud Anzieu

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