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Généalogie et Vie Privée
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Les textes seuls sont ci-dessous

Le but de cet exposé est de vous présenter:
dune part, la nouvelle législation sur la protection des données personnelles, et son application en généalogie,
et dautre part, une déontologie étendue à la protection des personnes vivantes, dont les données personnelles sont dans nos fichiers généalogiques, et les nouvelles règles qui en découlent et qui ont été reprises dans le Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

Les objectifs du Code de Conduite sont de

• Rappeler la déontologie qui est basée sur les principes établis par de nombreuses génération de généalogistes; et que nous appliquons déjà dans nos recherches;
• Etendre notre déontologie à la « Protection de la Vie Privée » des personnes vivantes, tel que le prévoit la législation nouvelle;
• Constater quen généalogie, la mise en Suvre de cette législation pose quelques problèmes pratiques;
• Proposer des aménagements, dans le cadre de la législation;
• Proposer que ces aménagements sappliquent de la même façon partout en Europe, surtout dans lintérêt des personnes vivantes concernées, mais aussi des généalogistes amateurs.
• Cest pourquoi ce Code de Conduite est un avant-projet qui doit être soumis à une harmonisation au niveau de lUnion européenne.

La Déontologie

• Le devoir dentraide entre généalogistes existe depuis que notre discipline existe. Il nous impose la libre circulation des données, y compris celles des personnes vivantes. Le devoir dentraide nous permet lutilisation des informations communiquées par nos collègues, et leur communication ultérieure à dautres collègues.
• Mais la législation nous interdit de dévoiler ces données à dautres fins que la généalogie.
• La probité nous oblige à:
  • ne pas travestir les informations recueillies.
  • respecter les droits dauteur et autoriser de reproduire nos travaux
  • interdire à autrui de tirer avantage de nos travaux (bénévolat)
• Lintégrité cest ne pas porter atteinte à autrui; cest rester « amateur » dans le bénévolat des recherches, sans rémunération prépondérante.
• Le respect des archives oblige à respecter les lois sur le délai daccès aux archives récentes; à respecter les autres chercheurs; à prendre soin des documents; à ne faire que des copies autorisées.
• Nous devons déposer les résultats de nos travaux aux associations, fonds darchives et bibliothèques; et nous pouvons les diffuser sur sites dInternet.
• Le Code de Conduite assure une prévention des abus à travers le soutien des association: formation et adhésion des membres au Code, prévention des manquements et infractions, devoir denquête et information des Autorités.

La Législation nationale (dérivée de la Directive 95/46/CE)

Cet exposé examine les principaux aspects de la législation:

• Définitions: loi nationale applicable, traitement, responsable, s/s traitant, représentant.
• Libre circulation, à lintérieur et hors de lUnion, sous quelles conditions.
• Se fixer des objectifs de recherche: généalogie et histoire, les thèmes de recherche classiques, les variantes, objectifs = finalité des traitements.
• Protection des données: finalité, catégories de données, données sensibles, qualité des données, durée de conservation, noter les « sources », les adresses des personnes vivantes, confidentialité et sécurité, les données sur Internet.
• La communication des données: inscription au registre des communications, vers un autre généalogiste, vers les banques de données, les groupes de discussion et les sites dInternet.
• Les droits des personnes vivantes: droit d information, droit d accès et de rectification, droit dopposition.
• La notification à lAutorité nationale de Contrôle: son contenu, laccès aux registres nationaux des traitements, les contrôles préalables, la transgression du Code de Conduite.

Définitions

• Cest la loi du pays de lUnion où est établi le généalogiste amateur (résidence habituelle) qui sapplique. Le généalogiste qui est établi hors de lUE doit avoir un « représentant » dans les pays de lUE où il dépose des données de personnes vivantes.
• Le traitement est « toute opération ou ensemble dopérations effectuées ou non à laide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, lenregistrement, lorganisation, la conservation, ladaptation ou la modification, lextraction, la consultation, lutilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou linterconnexion, ainsi que le verrouillage, leffacement ou la destruction ».
• Le responsable du traitement est « la personne physique [&] qui, seul ou conjointement avec dautres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel ».
• Le sous-traitant est « la personne physique ou morale, lautorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et doit être lié à lui par un acte juridique qui doit prévoir que :
  • Le sous-traitant nagit que sur instructions du généalogiste amateur. En réalité celui-ci doit vérifier les règlements, et si les serveurs Internet sont localisés dans lUE ou non (Sphère de Sécurité pour les serveurs aux USA).
  • Les mesures de sécurité appropriées sappliquent au sous-traitant comme au responsable.
• Le représentant introduit les notifications du responsable auprès de lAutorité nationale du pays de lUE dans lequel il a déposé des données de personnes vivantes.

La libre circulation des données

• La libre circulation des données de personnes vivantes à lintérieur de lUE est la règle. Il faut rappeler quelle se fait entre généalogistes déjà déclarés à leurs Autorités nationales, et uniquement à des fins généalogiques.
• La même libre circulation s'étend aux pays tiers (hors UE):
  • S ils ont un niveau de protection adéquat et reconnu au niveau européen: actuellement la Suisse et la Hongrie.
  • Avec les USA, pour autant que le destinataire des données ait déclaré adhérer aux principes de la « Sphère de Sécurité » (Safe Harbor), lapplique effectivement (mesures de sécurité) et accepte dêtre soumis à la Section 5 du Federal Trade Commission Act.
  • Avec les autres pays, sauf sils sont frappés d interdiction (aucune décision en ce début 2001), et à condition que le destinataire signe les « clauses contractuelles types ».

   

Les objectifs de recherche

Quand nos objectifs de recherches sont purement historiques, il ne devraient pas comporter, en principe, de données de personnes vivantes.

• Les finalités des traitements à notifier à notre Autorité nationale de Contrôle sont bien nos objectifs de recherche, dès lors quils contiennent des données de personnes vivantes.
• Les thèmes de recherche classiques sont: les lignées agnatiques, nos ancêtres, les descendants d un ancêtre particulier, nos ancêtres et nos cousins, toutes les familles ayant un point commun: le patronyme, la localité, la maison, le métier, le notaire, etc., y compris les descendants et conjoints.
• Les alternatives:
  • avec les cousins on inclut leurs conjoints;
  • le terme conjoint s'étends aux concubins et partenaires hors mariage;
  • on inclut les conjoints de conjoints prédéfinis (cest-à-dire étendus), et ainsi de suite, et leurs descendants, pour tenir compte des nouvelles familles contemporaines dites recomposées;
  • on inclut les parents et la fraterie des conjoints prédéfinis

La protection des données personnelles

Respecter la finalité généalogique

• Déclarer explicitement la finalité généalogique
• Faire prévaloir les intérêts des personnes concernées

Les catégories de données personnelles

• Adéquates, dans les fichiers, pour linformation de la personne concernée, dans la notification aux Autorités
• Pertinentes pour la finalité, compréhensibles et ayant une valeur généalogique pour la personne concernée
• Non excessive: ni inconvénient, ni tort, ni préjudice

Les données sensibles

• origine raciale ou ethnique
• opinions politiques, convictions religieuses/philosophiques
• appartenance syndicale, la santé, la vie sexuelle

Maintenir la qualité des données

• Loyauté et licité
  • Chaque catégorie de donnée est traitée au même niveau de qualité pour toutes les personnes
  • Acquisition et mise à disposition licite des données
• Exactitude
  • Mise à jour des données dans un délai raisonnable
  • Les dates peuvent être approximatives, mais elles doivent être vraisemblables
• Permettre lidentification des personnes concernées
  • Droit d opposition: mais maintenir la cohérence

La durée de conservation

• Elément de la notification aux Autorités
• Se termine par un archivage, ou une autre notification
• La durée est souvent en rapport avec lespérance de vie

Les « sources »

• Préserver les droits dauteur
  • Le généalogiste détient des droits dauteurs, il autorise ses collègues à réutiliser ses données (devoir d entraide)
  • La source indique une origine autorisée
• Référencer les données sensibles
  • Rendues publiques par la personne concernée
  • Sinon, consentement de la personne concernée
• Noter les « sources »
  • Traçabilité: document référencé + auteur + intermédiaire
    • Référence: provenance, classement, type de support
    • Auteur: celui qui atteste de lorigine de linformation
    • Intermédiaire: ne garantit pas lorigine de linformation
  • Classement des documents en archive privée

Les adresses

Le Code de Conduite recommande lobligation de transmettre les adresses des personnes vivantes

Confidentialité et sécurité des traitements

• Sapplique dans le cadre familial, et au sous-traitant
• Des instructions claires, clauses légales pour les sous-traitants
• Des mesures de sécurité appropriées aux risques
  • Destruction, perte, altération accidentelles
  • Diffusion ou accès non autorisé
  • Sil y a transmissions de données dans un réseau
  • Toute autre forme de traitement illicite des données
    • Détournement de la finalité généalogique des traitements
    • Catégories de données non déclarées à lAutorité
    • Non respect des droits des personnes concernées

Internet

• Risques de détournement de la finalité généalogique
  • Courriels (e-mails)
  • Sites sur Internet
    • Sites OUVERTS: aucune personne vivante
    • Sites FERMÉS: Mot de passe + SSL réservés aux généalogistes
    • SAUF si lAutorité admet lexemption pour liberté dexpression littéraire
  • Groupes de discussion
• Risques dans les relations avec les sous-traitants
  • Sécurité offerte par le sous-traitants: appropriées aux risques
  • Le généalogiste doit vérifier les mesures de sécurité du sous-traitant

   

La communication des données

Son utilité

• Justifier : obtention loyale et qualité des données
• Etablir une trace : protéger les personnes concernées
  • droits daccès, de rectification et dopposition
• Garantir les droits dauteurs
• Référencer les échanges dinformation :
  • Documents, photos, fichiers (Gedom, textes, e-mail), multimédia, banques de données, groupes de discussion, sites Internet

Son contenu

• Date de réception ou denvoi de linformation (doc, fichier, etc.)
• Le titre du document (ou fichier, multimédia, photo, pages de site)
• La référence attribuée (code: provenance, classement, support)
• Auteur
• Intermédiaire
• Origine (archives, base de donnée, interview, etc.)
• Données sensibles: rendues publiques ou autorisation de la personne concernée

Les droits des personnes vivantes

Le droit dinformation

Voici les informations à fournir par écrit à la personne concernée :

• Lors de linterview de la personne concernée
  • Identité, adresse : du généalogiste ou son représentant
  • Les finalités = objectifs de recherche
  • Les destinataires : les généalogistes, associations, les banques de données daccès restreint, les fonds d archives et bibliothèques
  • Il ny a pas d obligation de répondre aux questions
  • Rappeler les doits de linterviewé: accès, rectification
  • Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva)
• Lors dune collecte dinformations à dautres sources
  • Les informations ci-dessus, plus
  • Les catégories de données enregistrées dans vos fichiers et notifiées à votre Autorité nationale de Contrôle
• Information de la personne concernée impossible ou impliquant des efforts disproportionnés
  • Préalable : la reconnaissance de la généalogie comme discipline « historique » par les Autorités nationales de contrôle
  • Mesure préventive : transmettre aux collègues les adresses des personnes vivantes
  • Conditions recevables pour abandonner linformation des personnes vivantes concernées :
    • Les conditions seront fixées par les Autorités nationales de contrôle
    • Le Code de Conduite suggère : La consultation dun ensemble dannuaires selon une liste des Autorités, Lexpiration du délai de consultation des collègues qui ont fourni les données, un certain nombre total de liens parent-enfants et entre-conjoints, Pour les données accessibles dans les associations de généalogie

Le Code de Conduite demande des mesures dexécution communautaires (UE) &

Le droit d accès et de rectification

• Lexercice du droit d accès
  • Identité de la personne, justifiée par une pièce d identité
  • Pas de condition préalable
  • Accès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellement
  • Réponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbrée
• Les informations à fournir à une demande daccès
  • Confirmation que des données sont détenues, ou non
  • La finalité du traitement = objectifs de recherche
  • Toutes les catégories de données détenues dans les fichiers
  • Les destinataires (voir droit dinformation)
  • Limpression de toutes les données sur la personne concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, provenance)

   

Le droit daccès et de rectification & Sur demande de la personne concernée :

• La rectification, leffacement, le verrouillage
  • Obligation de rectifier, deffacer ou de verrouiller les données
  • Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet)
  • Confirmer lexécution de la demande (délai raisonnable...)
• Envoyer les modifications aux collègues concernés Notification aux tiers auxquels les données avaient été communiquées
  • Obligation de tenir à jour un registre des communications
  • Notification impossible ou supposant un effort disproportionné: Anciens e-mails supprimés : demander ladresse postale, conditions recevables (voir droit d information)

Le droit dopposition & sur demande de la personne concernée :

• Demande justifiée
  • A tout moment, pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière
  • La demande doit être motivée
• Objet de la demande dopposition
  • Certains traitements (banques de données, sites Internet)
  • Certaines données : Dates, lieux, notes, etc... Liens avec les parents équivaut à une opposition totale
  • Opposition totale : Préserver la cohérence de la base de donnée:
    • Supprimer toutes les données y compris les noms et prénoms
    • Inscrire « opposition aux traitements » dans le nom
    • Conserver les liens avec les parents et les enfants

     

La notification à lAutorité nationale de contrôle

Le contenu de la notification

Liste minimale prévue par la Directive 95/46/CE :

• Le nom, ladresse du généalogiste / de son représentant et son adresse de courriel (e-mail)
• Les finalités des traitements
• Les catégories de personnes concernées
• Les catégories de destinataires des données
• Les transferts envisagés à destination de pays tiers
• La durée de conservation des données
• Les mesures de sécurité prises

Le nombre et la nature des informations à fournir aux Autorités peut varier dun pays à l autre. Le Code propose une harmonisation pour tous les pays de lUE.

Laccès aux « registres des traitements »

Les registres des traitements peuvent être consultés par toute personne qui le demande auprès des Autorités nationales de contrôle

• Moyens daccès souhaités
  • Identification par nom, e-mail, n° d enregistrement
  • Par Internet (e-mail, site)
  • Par FAX
  • Délais de réponse adapté au type d accès
• Vérification
  • Les 3 éléments didentification correspondent

Le Code demande un accès facile et rapide aux registres nationaux et souhaite une harmonisation pour tous les pays de lUE.

Les contrôles préalables

Les Autorités nationales de contrôle doivent prévoir lexamen préalable des traitements notifiés avant leur mise en Suvre [Directive art.20]

Rôle des associations

• Former les généalogistes amateurs
  • Le nombre de généalogistes et leur répartition en Europe rend nécessaire des formations locales
  • Une formation adaptée aux « anciens » pour s adapter aux pratiques et des comportements nouveaux
  • Besoin de profiter des structures associatives existantes
• Vérifier leur connaissance des obligations légales : Séparer les fonctions de formateurs et dexaminateurs
• Assurer la maintenance future du Code de Conduite : Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour lharmonisation des mesures d exécution communautaires

Cest pourquoi cet avant-projet de Code de Conduite demande une harmonisation pour tous les pays de lUE.

La transgression du Code de Conduite

Tout dommage du fait d un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable [Directive art.23]

• Recours administratif devant lAutorité nationale
• Recours devant lAssociation généalogique
  • Rôle des associations
    • Enquête et médiation avec la personne lésée pour prévoir une réparation du préjudice
    • Application de sanctions
    • Suppression des causes de transgression contrôlée par un examinateur
    • Aide aux personnes lésées pour présenter leurs recours administratifs devant l Autorité nationale
  • Notifier les transgressions aux Autorités
    • Les associations notifient les transgressions ayant porté préjudice
    • Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour harmoniser les sanctions et mesures d exécution communautaires

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