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Code de conduite
du généalogiste amateur

Avant-projet, version 1.0.

Retour à la page générale sur la Déontologie

Avant propos
Références

1. Un Code de Conduite, dans quel but ?

2. Déontologie du généalogiste amateur
2.1. Le devoir d'entraide
2.2. La probité intellectuelle
2.3. Le devoir d'intégrité
2.4. Le rôle des associations
2.5. Le respect des archives
2.6. La diffusion des travaux

3. Introduction à la législation sur les données à caractère personnel
3.1. Objet de la Directive 95/46/CE
3.2. Loi nationale applicable
3.3. Le généalogiste face à ses objectifs de recherches
3.4. Les traitements de données généalogiques
3.4.1. Définitions de traitement, responsable, sous-traitant
3.4.2. Champ d'application de la loi et notion de traitement

4. Les données des personnes vivantes
4.1. Le respect de la finalité généalogique des données
4.2. Les catégories de données personnelles
4.3. Les données sensibles
4.4. Le maintien de la qualité des données
4.4.1. Loyauté et licité
4.4.2. Exactitude
4.4.3. Capacité d'identifier les personnes concernées
4.4.4. Durée de conservation
4.5. L'importance des sources
4.5.1. Préservation des droits d'auteurs
4.5.2. Référencer les données sensibles
4.5.3. Comment noter les sources ?
4.5.3.1. Les références
4.5.3.2. Les auteurs et intermédiaires
4.6. Les adresses des personnes vivantes
4.7. Confidentialité et sécurité des traitements
4.7.1. Confidentialité des traitements
4.7.2. Sécurité des traitements
4.8. Protection des données sur Internet
4.8.1. Contre le détournement de la finalité généalogique
4.8.1.1. Courriels (e-mail)
4.8.1.2. Sites Internet avec généalogies nominatives
4.8.1.3 Groupes de discussion
4.8.2. Dans les relations avec le sous-traitant

5. Les droits des personnes vivantes
5.1. Droit d'information
5.1.1. Identification du généalogiste responsable
5.1.2. Finalité des traitements
5.1.3. Les destinataires des données
5.1.4. L'existence du droit d'accès et de rectification
5.1.5. Les catégories de données
5.1.6. Information impossible ou impliquant des efforts disproportionnés
5.2. Droit d'accès et de rectification
5.2.1. Conditions d'exercice du droit d'accès
5.2.2. Les informations à fournir en réponse
5.2.3. La rectification, l'effacement ou le verrouillage des données
5.2.4. La notification aux tiers des modifications opérées
5.3. Droit d'opposition
5.3.1. Opposition à certains traitements, à certaines données
5.3.2. Opposition pour des raisons prépondérantes et légitimes

6. Notification des traitements aux Autorités Nationales de Contrôle
6.1. Le contenu de la notification
6.2. L'accès aux registres nationaux auprès des Autorités de Contrôle
6.2.1. Moyens d'accès
6.2.2. Vérification de l'existence d'une notification
6.3. Le rôle des associations généalogiques dans les contrôles préalables
6.3.1. Maintenance du Code de Conduite du Généalogiste Amateur
6.3.2. La formation du généalogiste amateur par les associations
6.3.3. La vérification après la formation par les associations
6.4. La transgression du Code de Conduite par le généalogiste amateur
6.4.1. Les sanctions des associations
6.4.2. La notification de transgression aux Autorités Nationales de Contrôle

7. La communication des données généalogiques
7.1. Le registre des communications du généalogiste amateur
7.1.1. L'importance de tenir à jour le registre
7.1.2. Le contenu du registre
7.1.3. La conservation des documents communiqués
7.2. La communication à un autre généalogiste
7.2.1. Dans l'union européenne
7.2.2. Hors de lUnion européenne
7.3. La communication aux banques de données
7.4. La communication dans le cadre des groupes de discussion sur Internet
7.5. La communication par publication sur un site Internet

Annexe 1 : Liste des Autorités nationales de contrôle.

Annexe 2 : Informations à fournir à la personne concernée auprès de laquelle on collecte des données la concernant.

Annexe 3 : Informations à fournir à la personne concernée lorsque les données la concernant nont pas été collectées auprès d'elle.

Annexe 4 : Notification des traitements aux Autorités nationales de contrôle.

 

 


Avant proposHaut de la page

La définition et la mise en place du Code de Conduite du Généalogiste Amateur est une démarche volontaire de généalogistes amateurs, des fédérations, cercles et associations généalogiques qui souhaitent donner leur appui à cette initiative.

Ce Code est proposé comme un avant-projet et il est destiné à tous les acteurs dans le domaine de la généalogie amateur, pour introduire au niveau européen un examen des implications des législations nationales dérivées de la Directive 95/46/CE sur l'activité généalogique.

Les Autorités nationales de contrôle ont des possibilités certaines de proposer des simplifications et des dérogations aux obligations découlant de cette législation. Ceci peut conduire à des disparités très marquées entre les pays de l'UE dans les mesures nationales applicables en pratique à la généalogie amateur.

Les fédérations, cercles et associations généalogiques qui souhaitent donner leur appui à cette initiative, sont d'avis que le présent avant-projet de Code de Conduite du Généalogiste Amateur constitue une base très appréciable pour ouvrir une discussion dans l'UE sur une harmonisation dans le domaine de la généalogie amateur, des mesures d'exécution communautaires relatives aux législations nationales dérivées de la Directive 95/46/CE.

Les organismes précités souhaitent en outre que ce travail d'harmonisation des législations débouche sur la rédaction d'un Code de Conduite Européen du Généalogiste Amateur qui puisse recueillir une assise aussi large que possible dans sa reconnaissance par tous les acteurs du domaine de la généalogie amateur dans l'UE.

© Genealogy Privacy Organisation, 06 décembre 2000. Tous droits réservés. La reproduction, l'adaptation ou la traduction ne sont permises qu'aux organismes qui appuient sans réserve l'initiative précitée.


RéférencesHaut de la page

Deux types de références sont utilisés dans le présent Code de Conduite du Généalogiste Amateur :

Les références internes à des chapitres ou sections du présent Code sont indiquées entre crochet par [Chap.x.y.z] ;
Les autres références à des articles, paragraphes et sections de la Directive 95/46/CE sont indiquées entre crochet par [art.x §y.z] ;
Où x, y, z représentent des chiffres ou lettres.

 


1. Un code de conduite, dans quel but ?Haut de la page

Lorsque la Directive 95/46/CE a été introduite dans le Droit des pays membres de lUnion européenne, il est apparu indispensable de se pencher sur les divers codes de déontologie préexistants. On a cherché à compléter cet apport avec les exigences nouvelles de cette législation, pour consigner l'ensemble de ces règles dans un guide de référence pour le généalogiste.

Les associations contributives au présent Code de Conduite représentent des personnes pour qui la généalogie est un hobby qui s'exerce dans le bénévolat. Par opposition, pour le généalogiste professionnel la généalogie représente une suite d'actes rémunérés dans le cadre d'une profession déclarée et exercée individuellement ou au sein d'une entreprise. C'est pourquoi le qualificatif « amateur » a été ajouté dans le titre du présent document pour préciser que ce Code de Conduite ne s'applique que dans le cadre du bénévolat.

Les associations contributives déclarent leur intention d'introduire le présent avant-projet de Code de Conduite du Généalogiste Amateur comme contribution devant servir de base de discussion pour l'élaboration d'un Code de Conduite du Généalogiste Amateur européen, dans le cadre des dispositions inscrites au paragraphe 1.d de l'article 30 de Directive 95/46/CE. Les associations demandent au Groupe de Protection des Personnes à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel institué par l'article 29 de ladite Directive de former un Groupe Spécial Généalogie Amateur aux fins de son élaboration.


2. Déontologie du généalogiste amateurHaut de la page

Ce chapitre reprend largement l'éthique qui prévaut dans de nombreuses associations (1). Ces notions ne sont pas nouvelles.

2.1. Le devoir d'entraide

Le généalogiste amateur collabore bénévolement, dans la mesure de ses moyens, avec les autres généalogistes, avec les associations et autres organismes Suvrant en généalogie ou dans des domaines connexes.

Le généalogiste amateur partage avec autrui les résultats de ses recherches en les rendant largement accessibles.

2.2. La probité intellectuelle

Le généalogiste amateur ne doit pas inventer, déformer, camoufler, minimiser ni exagérer sciemment les informations recueillies dans le cadre de ses travaux, ni publier d'informations non vérifiées ou qu'il sait fausses.

Le généalogiste amateur indique la source de chaque information qu'il enregistre dans ses données. Il indique les recoupements éventuels de ses sources. Il identifie les extraits de textes dans le contexte de leur document original.

Le généalogiste amateur n'est pas plagiaire. Il respecte les droits d'auteur et la propriété intellectuelle sur les travaux publiés ou produits par autrui en ne s'appropriant pas leur contenu sans l'autorisation de leur auteur, et en mentionnant leurs sources dans les extraits et citations qu'il publie.

Lorsqu'il publie ses travaux ou qu'il en produit des extraits, le généalogiste amateur prend soin d'en autoriser librement la reproduction, la diffusion et la réutilisation des informations faisant son contenu dans la limite exclusive d'un usage à des fins généalogiques, historiques ou statistiques, tout en interdisant à autrui d'en tirer ce faisant un bénéfice pécuniaire ou un avantage personnel.

2.3. Le devoir d'intégrité

En généalogie, différents courants et sensibilités affichent leurs particularités à travers la vie associative et entrepreneuriale. Les amateurs comme les professionnels ont besoin des travaux d'autrui. Un jour ou l'autre, le généalogiste amateur est amené à collaborer avec le professionnel. A cette occasion ils travailleront sur la base d'un échange équilibré et bénévole d'informations dans le respect du présent Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

De manière habituelle le généalogiste amateur ne tirera pas de bénéfice de ses recherches, ni ne cherchera à compenser les frais qu'elles occasionnent, même partiellement, en monnayant ses informations avec autrui.

Cependant, l'orientation vers une déontologie basée exclusivement sur le bénévolat qui a prévalu à la rédaction du présent Code, peut ne pas être partagée par tous. Certains estimant qu'un bénéfice est la récompense normale de toute activité, tous admettent cependant qu'il ne peut s'agir que d'un revenu marginal, non prépondérant dans la rémunération globale que le généalogiste amateur tire d'une autre activité ou de son état.

Quand le généalogiste amateur accepte de faire une recherche pour autrui, il la fera dans cet esprit. Il préviendra le demandeur si ses moyens financiers ne lui permettent plus de poursuivre la recherche demandée ou si les frais pris en charge par le demandeur cessent d'être marginaux par rapport à ses autres revenus. Il cherchera alors à orienter le demandeur vers quelque association ou généalogiste professionnel.

Dans cet esprit, le généalogiste amateur peut charger au demandeur les frais dobtentions de copies de documents d'archives quand ces copies lui sont demandées, pourvu qu'il en ait informé le demandeur au préalable. Le généalogiste amateur présente ces frais de façon objective et sur demande fournit les tarifs des coûts exposés.

Le généalogiste amateur s'interdit toute recherche dirigée contre l'intérêt des personnes de même qu'une divulgation quelconque d'information pouvant porter atteinte à lhonneur ou à la réputation des personnes.

2.4. Le rôle des associations

Les associations regroupant des généalogistes amateurs soutiennent les principes et les règles du Code de Conduite du Généalogiste Amateur (ci-après, le Code).

Les associations forment leurs membres sur leurs droits et devoirs à l'égard du Code.

Les associations mettent en vigueur lobligation d'adhérer au Code après une période limitée de formation pour garder la qualité de membre de l'association.

Les associations préviennent les manquements et les infractions en mettant en vigueur dans leurs règlements intérieurs les obligations d'adhérer et de respecter le Code ainsi que par tout moyen qu'elles jugent utile à cette prévention.

Les associations sanctionnent les manquements et les infractions au Code au terme d'une enquête respectant le droit à se défendre du membre mis en cause.

En cas de sanction d'un de leurs membres, les associations informent leur Autorité Nationale de Contrôle prévue à l'article 28 de la Directive 95/46/CE sur les manquements ou infractions dont elles ont eu connaissance et sur la nature de la sanction qu'elles ont prise.

2.5. Le respect des archives

Le généalogiste amateur respecte les lois nationales concernant les archives où il se trouve et en particulier les délais prescrits pour leur consultation. Il respecte de même les règlements intérieurs propres à chaque dépôt d'archives. Il s'identifie spontanément à l'entrée d'un dépôt d'archives et indique les buts et finalités de ses recherches.

Le généalogiste amateur doit être conscient qu'il fréquente des salles d'étude, aux côtés de chercheurs d'autres disciplines menant des travaux parfois importants dans des délais souvent très courts, et qu'il importe de leur faciliter l'accès aux documents dans un esprit de solidarité. Le généalogiste amateur procède à ses recherches dans le respect des travaux des chercheurs qui l'entourent et en bonne intelligence avec eux.

Le généalogiste amateur ne doit pas s'approprier, subtiliser, endommager, dégrader, mutiler, annoter ni apposer de marques ni d'inscriptions sur les instruments de recherche ou les documents mis à sa disposition sur quelque support qu'ils se trouvent (livres, registres, fiches, manuscrits, plans, photos, microfilms, microfiches, films, supports informatiques, etc.) Il les traite avec le plus grand soin, et lorsqu'il s'agit de pièces originales, il redouble d'attention pour ne pas contribuer à leur dégradation.

Le généalogiste amateur se conforme aux règlements en matière de copie de document. Il utilise de préférence les instruments mis à sa disposition pour réaliser les copies, et acquitte scrupuleusement les dépenses prévues aux tarifs. S'il est autorisé à prendre des photos, il évite de perturber les autres chercheurs avec des éclairs de prise de vue en donnant sa préférence à la photo numérique.

2.6. La diffusion des travaux

Le généalogiste amateur publiera ses recherches et déposera une copie, non seulement aux associations dont il est membre, mais aussi auprès de bibliothèques, de dépôts d'archives, de centres de documentation généalogiques et/ou historiques.

S'il a accès à lInternet et dans la mesure de ses moyens, le généalogiste amateur publiera ses résultats par ce média en utilisant les trois moyens suivants :

D'une part il publiera la liste des patronymes objets de ses recherches sur le site d'une association ou sur son site personnel où il fera connaître les buts poursuivis par ses recherches.

Ensuite il fournira la liste des patronymes objets de ses recherches à une banque de données d'indexation au moins, mettant en relation ces noms avec les coordonnées du généalogiste déposant, de façon à susciter de nouveaux contacts entre généalogistes. Mais ce second moyen sera seulement mis en Suvre si la fourniture de ses données et l'accès aux données de la banque par autrui ne donne pas lieu à rémunération.

Enfin le généalogiste amateur pourra publier sa généalogie sur Internet dans un site personnel, en prenant les précautions relatives à la protection des données à caractère personnel des personnes vivantes [Chap.4.8] et en ne publiant que des données acquises loyalement de ses sources d'information.

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(1) Certaines clauses de ce chapitre sont extraites du Code de Déontologie du Généalogiste, par courtoisie de la Fédération Québécoise des Sociétés de Généalogie.

 


3. Introduction à la législation sur les données à caractère personnelHaut de la page

3.1. Objet de la Directive 95/46/CE

La Directive 95/46/CE a pour objet la protection des libertés et droits fondamentaux des personnes physiques, de leur vie privée, à l'égard du traitement des données à caractère personnel [art.1 §1] et en organise les moyens de protection et les méthodes pour leur mise en vigueur par les États membres de lUnion européenne.

Cette protection étant assurée, les États membres ne peuvent pas restreindre ni interdire la libre circulation des données à caractère personnel entre les pays de lUnion européenne [art.1 §2].

Le transfert de ce type de données vers les pays tiers ne peut avoir lieu que si le pays tiers en question assure un niveau de protection adéquat [art.25 §1] pour lequel sont pris en considération entre autres, la nature des données, la finalité et la durée du traitement [art.25 §2]. La liste des pays au niveau de protection inadéquat est maintenue par la Commission européenne et les États membres, donc par les autorités nationales de contrôle [art.25 §3].

Les traitements de données à caractère personnel et à finalités généalogiques sont légitimes par le fait qu'ils sont nécessaires à la réalisation de l'intérêt séculaire poursuivi par des généalogistes amateurs responsables de leurs traitements et par les tiers auxquels ces données sont communiquées, à condition que ne prévalent pas l'intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne vivante concernée [art.7.f].

3.2. Loi nationale applicable

Chaque État membre de lUnion européenne transpose la Directive européenne dans ses lois. La loi nationale applicable au généalogiste amateur est celle du pays de lUnion où il est établi [art.4 §1.a], c'est-à-dire celui où il réside habituellement. Le généalogiste amateur a lobligation de faire la notification de son activité généalogique auprès de l'autorité nationale de contrôle du pays de lUnion où il est établi [art.18 §1, voir annexe-1 : Liste des autorités nationales de contrôle].

Le généalogiste amateur qui ne réside pas dans un État de lUnion européenne, mais qui introduit des données à caractère personnel de personnes vivantes dans un ou plusieurs serveurs situés dans lUnion, se voit appliquer les lois nationales de chacun des États membres où ses données sont déposées [art.4 §1.c]. Ceci ne concerne pas les serveurs de courrier électronique utilisés à des fins de transit bien que situés sur le territoire de lUnion. De plus il lui est fait obligation d'avoir un représentant dans chaque État membre concerné [art.4 §2] et dy faire les notifications de chaque activité auprès des autorités nationales de contrôle de ces États membres [art.18 §1].

3.3. Le généalogiste face à ses objectifs de recherches

Le généalogiste amateur fixe ses objectifs de recherche. Il en détermine les finalités, les moyens et les catégories de traitements. La détermination précise et explicite de la finalité des traitements est nécessaire vis-à-vis de la loi [art.6 §1.b].

C'est en confrontant leurs données que les généalogistes amateurs peuvent découvrir des ancêtres communs. Par le fait, ils découvrent aussi de nouveaux descendants de ceux-ci, parmi lesquels des contemporains dont il faut respecter les droits. C'est par respect des droits de ces personnes vivantes que le généalogiste amateur se doit de fixer ses objectifs de recherche avec précision.

Les objectifs de recherche ont le plus souvent un but à la fois généalogique et historique. Les recherches historiques peuvent concerner une localité, un fonds d'archives, une famille, les ancêtres d'une personne, etc.; donc les ancêtres de contemporains, mais pas ces contemporains eux-mêmes. Les recherches généalogiques vont nécessiter la rédaction de fiches individuelles et/ou familiales concernant à la fois les données historiques personnelles des défunts et les données non-historiques des personnes vivantes.

Les thèmes de recherche généalogique les plus classiques sont :

Toutes ces recherches ont en commun d'enregistrer des liens de filiation « Enfant-Parents », c'est-à-dire pour chaque individu deux liens conduisants à son père et à sa mère en plus de données personnelles. Sans lien de filiation, il ny a plus de généalogie, mais des collections d'individus.

Dans sa notification à (aux) autorité(s) nationale(s) de contrôle, le généalogiste amateur doit préciser la ou les finalités de ses traitements [art.19 §1.b]. Si par la suite il élargit ses thèmes de recherche il devra introduire une nouvelle notification.

C'est pourquoi dès le départ il doit apporter tout le soin nécessaire à fixer ses objectifs de recherche. Ainsi, le thème initial de rechercher ses ancêtres, peut vite nécessiter une nouvelle notification, lorsquon découvre des ancêtres communs avec une autre personne vivante, de même si on veut inclure un cousin contemporain dans ses fichiers. Dans ce cas on notifiera plutôt « La recherche de ses ancêtres et des cousins issus des mêmes ancêtres, les conjoints inclus ».

Etant donné les soins à apporter aux obligations légales d'information vis-à-vis des contemporains, le généalogiste amateur se doit de limiter les personnes vivantes figurant dans ses fichiers à ce qui est strictement nécessaire pour réaliser ses objectifs de recherches.

A cet égard, il est à noter dans l'exemple précédant que si on n'avait pas pris le soin de préciser « les conjoints inclus », les fiches familiales (père, mère et leurs enfants) de cousins contemporains n'auraient pas pu mentionner les données des conjoints vivants puisqu'ils ne sont pas « issus des mêmes ancêtres ».

Pour ces conjoints contemporains, on est de plus en plus souvent confronté à l'existence de ce qu'il est convenu d'appeler des « familles recomposées » à la suite de divorce, remariage, ou concubinages successifs. D'une part, il conviendra de préciser que « Le terme conjoint s'étend aussi aux concubins et autres partenaires hors mariage ».

D'autre part, certaines personnes peuvent avoir eu au cours de leur vie plusieurs « conjoints ». Ainsi au départ d'une personne, le généalogiste amateur pourrait souhaiter étendre le thème de ses recherches et inclure les conjoints, puis les conjoints des conjoints et ainsi de suite. Dans ce cas, il conviendra de préciser : « Avec les conjoints, les traitements pourront inclure les conjoints de conjoints, et ainsi de suite, avec leurs descendances ».

Enfin, certains généalogistes amateurs souhaitent inclure pour chaque « conjoint », la fiche familiale où ces conjoints figurent comme enfants. Ainsi, il conviendra de préciser : « Les données personnelles des parents et de la fratrie des conjoints prédéfinis sont incluses dans les traitements ». [voir : annexe-4 « notification »].

3.4. Les traitements de données généalogiques

3.4.1. Définitions de traitement, responsable, sous-traitant

Le « traitement de données à caractère personnel » est défini comme « toute opération ou ensemble dopérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, lorganisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction » [art.2.b].

Le généalogiste amateur « responsable du traitement » est défini comme « la personne physique [&] qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel [&] » [art.2.d].

Le « sous-traitant » est défini comme « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement » [art.2.e].

3.4.2. Champ d'application de la loi et notion de traitement

La définition du champ d'application de cette législation doit d'abord être examinée avec soin.

Dans le champ d'application de la Directive entrent : « le traitement de données à caractère personnel, automatisé en tout ou en partie, ainsi le traitement non automatisé de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier » [art.3 §1].

Mais aussitôt la Directive rejette de son champ d'application « le traitement de données à caractère personnel effectué par une personne physique pour l'exercice d'activités exclusivement personnelles ou domestiques » [art.3 §2 2nd tiret].

On peut considérer que cette législation ne s'applique pas à la conservation dans le cadre domestique de données à caractère personnel qui ne sont pas contenues ni appelées à figurer dans un fichier. Voici quelques exemples de documents qui peuvent être détenus par une personne dans un cadre domestique : calendriers contenant des dates anniversaires (naissances, mariages) de personnes vivantes, annonces et faire-parts de décès où figurent les liens familiaux avec des personnes vivantes, listes d'invités avec leurs relations familiales, copies ou extraits de registres détat civil, livrets de famille, actes notariés de successions, de donations ou de partage, photographies annotées de données à caractère personnel, etc.

De telles données dorigines diverses n'entrent pas dans le champ d'application de cette législation aussi longtemps quon ne les collecte pas pour constituer « un fichier sous la forme d'un ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique » [art.2.c].

Ainsi, un embryon de collecte de données à caractère personnel à partir de tels documents dorigines diverses, quand elles sont regroupées dans des fiches individuelles ou familiales ou sous forme d'arbre généalogique, et consignées manuellement sur papier, constitue un traitement non automatisé de données à caractère personnel appelées à figurer dans un fichier. La démarche de réaliser cet embryon de collecte constitue déjà une activité néo-généalogique car on a structuré les données pour pouvoir y accéder selon certains critères (par exemple par individu, par famille ou par arborescence), selon la forme prise par le résultat de cette collecte.

Dès lors, on est entré dans une étape intermédiaire où des données à caractère personnel ont déjà fait lobjet d'un traitement car elles sont rassemblées et structurées en tout ou en partie. Mais il est difficile de dire si cet ensemble constitue à proprement parler un fichier « structuré et accessible selon des critères » vraiment exploitables ou tout au moins compréhensibles pour autrui.

Par la suite, la personne qui a fait ce travail de collecte sera sur le point de sortir de cette étape intermédiaire, dès qu'elle déclarera son intention de communiquer à autrui ces données à caractère personnel, car à ce moment là, elle se trouvera en dehors d'une « activité personnelle ou domestique ».

En conséquence, cette personne est tenue par la loi de déclarer préalablement cette activité généalogique et historique auprès de l'autorité nationale de contrôle dont elle relève et de respecter les autres obligations parmi lesquelles l'information des personnes concernées.

 


4. Les données des personnes vivantesHaut de la page

Il incombe au généalogiste amateur en qualité de « responsable du traitement » d'assurer le respect des règles sur la finalité généalogique des données [art.6 §1.b], les catégories de données adéquates pertinentes et excessives [art.6 §1.c], sur les données sensibles [art.8], le maintien de la qualité des données [art.6 §1.a, §1.d], l'identification des sources, la localisation des personnes vivantes concernées [art.11 §2] et de prendre les mesures nécessaires à la confidentialité [art.16] et à la sécurité des traitements [art.17].

Note Liminaire: Ce chapitre ne concerne pas les données personnelles des défunts qui sont considérées comme données historiques, sauf précisions spécifiques contraires.

4.1. Le respect de la finalité généalogique des données

Lors de la collecte, de la communication, de la publication, de la diffusion et de toute autre forme de mise à disposition de données à caractère personnel, la finalité généalogique des traitements doit être déclarée explicitement et ne peut pas être occultée ni omise.

Le généalogiste amateur, responsable du traitement, tire la légitimité de son activité par l'intérêt déclaré dans ses objectifs de recherches, poursuivi par lui et par les tiers auxquels les données sont communiquées. Il a le souci que prévalent les intérêts et droits fondamentaux des personnes concernées dans le cadre de la protection offerte par la loi [art.7.f].

Le généalogiste amateur ne doit pas permettre un traitement ultérieur de données à caractère personnel de manière incompatible avec la finalité généalogique [art.6 §1.b]. Il ne doit pas communiquer ces données quand il suspecte le destinataire d'une intention de les utiliser ou de les céder à autrui pour une utilisation à d'autres fins.

Cependant, le traitement ultérieur à des fins historiques, statistiques ou scientifiques n'est pas incompatible avec la finalité généalogique si lÉtat membre dont on applique la législation prévoit des garanties appropriées [art.6 §1.b]. De telles garanties seront précisées par une réglementation, car le traitement des données de défunts poursuit à la fois des finalités généalogiques et historiques.

4.2. Les catégories de données personnelles

La Directive 95/46/CE prévoit en substance que les données à caractère personnel de personnes vivantes doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité généalogique des traitements [art.6 §1.c].

La liste complète des catégories de données personnelles considérées comme adéquates pour la finalité généalogique des traitements [voir. Annexe-4, notification] doit être identique :

Le généalogiste amateur ne doit introduire dans ses fichiers que des données pertinentes, c'est-à-dire des données qui :

Le généalogiste amateur n'enregistre pas dans ses fichiers de donnée excessive par rapport à la finalité généalogique de ses traitements, en particulier dans les notes personnelles et fichiers attachés aux autres catégories de données personnelles sur la personne concernée.

Peuvent être considérées comme excessives des informations au caractère insuffisamment en rapport avec la généalogie ou lhistoire, pouvant présenter des inconvénients, faire des torts, provoquer des préjudices, être jugées inconvenantes ou simplement inconsistantes aux yeux de la personne vivante concernée. Par exemple : un curriculum vitae, une photo, l'appartenance ancienne à un groupe ou à une organisation, etc.

4.3. Les données sensibles

Considérant les droits de lhomme et les libertés fondamentales, la Directive 95/46/CE énumère les traitements portant sur des catégories particulières de données sensibles [art.8].

Ainsi, le généalogiste amateur a interdiction de traiter les données sensibles qui révèlent lorigine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, ainsi que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle des personnes [art.8 §1].

Cependant, le généalogiste amateur qui a recueilli le consentement explicite de la personne concernée [art.8 §2.a] ou dont la source des données atteste que la personne concernée les a manifestement rendues publiques [art.8 §2.e], peut traiter ces catégories d'informations sensibles, sauf dans le cas où la législation et la réglementation de lÉtat membre qui lui sont applicables, prévoiraient que l'interdiction ne peut pas être levée par le consentement de la personne concernée [art.8 §2.a].

Le généalogiste amateur a aussi interdiction de traiter les données sensibles qui révèlent des infractions, des condamnations pénales ou des mesures de sûreté qui concernent des personnes vivantes [art.8 §5] sauf si des garanties appropriées et spécifiques aux traitements à finalités généalogiques ont été prévues par son État membre.

Le généalogiste amateur qui obtient une donnée personnelle, considérée d'une catégorie adéquate, par la consultation d'un registre historique dorigine religieuse, confessionnelle ou philosophique n'enfreint pas cette interdiction. Par exemple, il est légal de déduire la date de naissance d'une personne de la lecture d'un registre paroissial qui est un document historique révélant lorigine religieuse, car l'information enregistrée, en loccurrence la date de naissance (qui est d'une catégorie adéquate) ne révèle pas les convictions religieuses.

Le généalogiste amateur peut traiter des données de personnes défuntes appartenant à ces catégories sensibles au titre de données historiques, sauf si elles sont susceptibles de porter préjudice aux conjoints, ascendants ou enfants de ces défunts ou si la réglementation applicable le prévoit.

4.4. Le maintien de la qualité des données

4.4.1. Loyauté et licité

La première qualité d'une donnée est qu'elle soit traitée loyalement et licitement [art.6 §1.a]. La loyauté du généalogiste amateur consiste à traiter chaque catégorie de données avec le même niveau de qualité pour toutes les personnes figurant dans ses fichiers. La licité des traitements est le respect par le généalogiste amateur de l'ensemble des règles consignées dans le présent Code de Conduite.

4.4.2. Exactitude

La seconde qualité des données est leur exactitude et, si nécessaire, leur mise à jour [art.6 §1.d]. A cet effet, le généalogiste amateur prend toutes les mesures raisonnables pour que les données inexactes ou incomplètes, au regard de la finalité généalogique déclarée, soient effacées ou rectifiées.

La responsabilité du généalogiste amateur est engagée du fait d'avoir découvert ou reçu communication de données rectificatives et de ne pas prendre de mesures pour mettre à jour ces données dans un délai raisonnable.

Pour les défunts, les dates invraisemblables à légard d'autres événements sont à considérer comme inexacte ; par exemple le décès de la mère s'il est antérieur à la naissance d'un enfant.

Cependant il est admis en généalogie d'enregistrer une date historique approximative qui permettra, lors d'une recherche ultérieure, de lever cette approximation avec plus de facilité. Ainsi par exemple, on notera une date approximative de mariage (AVT 1855 ou BEF 1855) par rapport à la date de naissance du premier enfant, etc.

Pour les personnes vivantes, une date peut être considérée incomplète (le millésime de l'année seul, par exemple) si une date plus précise est habituellement enregistrée pour d'autres personnes. Le généalogiste amateur se doit alors de traiter toutes les personnes dégale façon (principe de loyauté), de rectifier ou de supprimer la date en cause. Il profitera de la procédure d'information de la personne concernée pour solliciter une rectification; dans l'attente il supprimera la donnée inexacte ou incomplète.

4.4.3. Capacité d'identifier les personnes concernées

La qualité suivante des données est dêtre conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées [art.6 §1.e]. Le généalogiste amateur les maintient sans codage.

Cependant, une personne peut faire valoir son droit dopposition [Chap.5.3] pour des raisons prépondérantes et légitimes à ne figurer d'aucune manière dans un fichier généalogique [art.14]. Mais il se peut que son conjoint, et/ou ses ascendants et/ou descendants majeurs nont pas fait valoir un droit dopposition identique. Il est alors permis au généalogiste amateur de maintenir les liens au conjoint et de filiation entre les ascendants et descendants (relation au conjoint, relations de petits-enfants à grands-parents) à travers un élément individuel dénommé « Droit dOpposition », sans autre donnée. Cet élément est ainsi dénommé dans le respect de la volonté de lopposant (absence de nom et de données) et dans le but de maintenir la finalité de l'activité généalogique, la cohésion et la cohérence des liens entre les autres personnes. Dès lors, cette dénomination n'est pas considérée comme contraire à lobligation d'identification de la personne opposante concernée.

4.4.4. Durée de conservation

Enfin, les données doivent être conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées ou traitées [art.6 §1.e]. La durée de conservation des données est un élément de la « notification » à l'autorité nationale de contrôle. Ce ne peut pas être une durée indéterminée. Selon ses objectifs de recherche, le généalogiste amateur pourra éventuellement fixer et notifier une durée déterminée correspondante à son espérance de vie.

Une fois la durée de conservation expirée, le généalogiste amateur pourra soit activer une nouvelle période de recherche par une nouvelle notification, soit considérer que ses données généalogiques constituent des archives privées. Dans ce dernier cas, ainsi qu'en cas de décès, ses activités généalogiques cessent.

Dans le cas de cession d'activité généalogique, le généalogiste amateur se doit de procéder au retrait total de tous ses fichiers de lInternet, y compris les banques de données d'indexation, et de procéder à l'archivage de ses fichiers généalogiques sur support hors-ligne et sur papier à des fins exclusivement historiques.

En cas de décès du généalogiste amateur pendant la durée fixée pour ses recherches, ses ayants droits (héritiers, associations et archives légataires) ont la responsabilité de ces retraits et archivages historiques en qualité de successeurs du « responsable des traitements ».

La conservation des données à des fins historiques, statistiques ou scientifiques, au-delà de la durée prévue, est assortie de garanties appropriées fixées par chaque État membre [art.6 §1.e].

4.5. L'importance des sources

4.5.1. Préservation des droits d'auteurs

Le généalogiste amateur acquiert des « droits d'auteur » sur les fiches individuelles et familiales qu'il confectionne et enregistre dans ses fichiers par compilation de données dorigines diverses.

Cependant, il se peut qu'il n'a pas obtenu certaines données directement de recherches en archives ou auprès des personnes concernées. Il se peut qu'il les a obtenues d'une communication faite par une personne qui de ce fait peut elle-même détenir des droits d'auteurs sur ses fichiers et/ou documents, communiqués sur des supports et/ou par moyens de transmission quelconques.

C'est généralement le cas si les informations sont reçues d'un autre généalogiste. Ce dernier possède des droits d'auteur sur chaque traitement, compilation et/ou extraction spécifiques des données qu'il a communiquées dans des fichiers et/ou documents sur supports quelconques, et pour chaque extraction de données qui pourra en être faite à partir de ces fichiers ou supports.

Donc, à la réception d'un fichier et/ou document, le généalogiste amateur doit s'assurer de l'identité de son auteur. Il enregistre cette pièce dans son « registre personnel des communications » de manière à pouvoir par la suite respecter les droits de son auteur.

Par la suite, il s'assure que le document/fichier n'a pas été frappé d'interdiction d'utilisation par son auteur pour la finalité généalogique et/ou historique de ses recherches.

En cas de dispute, etc., un auteur peut interdire l'usage d'un document. Le généalogiste amateur ainsi pénalisé doit alors supprimer de tous ses fichiers chacune des données individuelles provenant de fichiers et/ou documents frappés d'interdiction, même si cela cause la suppression complète d'individus, de branches familiales ou disjoint des branches dans ses fichiers.

Le généalogiste ne peut reconstituer ses données quà partir d'autres sources. De préférence des archives publiques ou bien des données extraites de fichiers et/ou documents qui ne proviennent pas du même auteur. Il est alors de la plus haute importance qu'il note soigneusement dans ses sources l'origine du fichier/document, et son auteur.

Lorsqu'il communique tout ou partie de ses données, le généalogiste amateur doit veiller à joindre les sources en regard de chacune des données. Ce faisant, il indique à autrui à qui sont attachés les droits d'auteur.

4.5.2. Référencer les données sensibles

Quand il s'agit d'une personne vivante qui a manifestement rendu publiques certaines données sensibles [art.8 §2.e], le généalogiste amateur note dans la source en regard de chaque donnée la référence au fichier et/ou document, et son auteur. Il note dans son registre des communications les éléments qui ont forgé sa conviction qu'elles ont été rendues publiques par la personne concernée.

Pour les autres cas de données sensibles non révélées publiquement, le généalogiste amateur se doit de recueillir le consentement écrit de la personne vivante concernée avant de les inclure dans ses fichiers. Il note dans la source en regard des données sensibles la référence du document par lequel il a recueilli le consentement de la personne vivante concernée.

Cependant, dans le cas où la réglementation et la législation appliqués par son État membre, prévoiraient que l'interdiction d'utiliser certaines données sensibles ne peut pas être levée par le consentement de la personne concernée, alors le généalogiste amateur a l'interdiction d'utiliser les données sensibles en question.

4.5.3. Comment noter les sources ?

Le généalogiste amateur doit enregistrer ses sources d'information dans la fiche individuelle du défunt ou de la personne vivante concernée pour identifier l'origine de chaque donnée à caractère personnel. Il se prépare ainsi à préserver les droits des auteurs, à respecter l'obligation d'informer les personnes vivantes [Chap.5.1] et à justifier l'existence éventuelle de données sensibles.

En prenant quelques précautions dans la façon de noter ses sources d'information, le généalogiste amateur assure la traçabilité de l'information et protège ses droits d'auteurs aussi bien que ceux d'autrui.

Une base de données généalogiques est un ensemble de fiches individuelles de défunts et de personnes vivantes reliées entre elles par des liens de types parents, enfants, conjoints. Chaque fiche individuelle contient plusieurs données personnelles dont chacune peut provenir d'une source différente. Par exemple, les dates et lieux de naissance, de mariage et de décès proviendront généralement de documents distincts, correspondants à des registres distincts.

La « source » inscrite en regard d'une donnée personnelle comprendra en principe une référence à un document, un auteur et éventuellement un intermédiaire si la personne ayant transmis le document n'en est pas l'auteur.

4.5.3.1. Les références

Le faisceau de preuves destinées à étayer qualitativement une base de données généalogiques, est constitué d'un ensemble de documents textuels, sonores et d'imageries, sur supports quelconques, papiers, pellicules photographiques, microfilms, cassette, CD, DVD, disquette (etc.), y compris les documents mis à disposition par les réseaux (Internet, etc.) sous formes diverses de fichiers informatiques et multimédias (texte, audio, photo, vidéo, site Internet, e-mail, etc.).

Le généalogiste amateur classe ces documents, les référence et les répertorie dans son « registre des communications » [Chap.7.1]. Dans sa base de données généalogiques, en regard de chaque donnée individuelle, il inscrit dans le champ « source » la référence du document faisant foi. En procédant ainsi, il permet toutes évaluations ultérieures d'une donnée individuelle, facilitant un accès rapide au document qui contient cette donnée.

De nombreux documents, originaux et copies, sont vite accumulés pour étayer une base de données généalogiques. Il est primordial d'utiliser un système de références adéquat dès le départ.

Pour faciliter l'accès aux sources, il est généralement suggéré que la référence d'un document comprenne au moins :

Un numéro séquentiel des références dans l'ordre des inscriptions :

Une indication du support de document (papier, disquette, CD, DVD, cassette, autre multimédias). Par exemple, les documents sur papier et sur vidéocassette sont le plus souvent classés distinctement.

Ce système de références n'est qu'une suggestion. Chaque généalogiste amateur est libre de définir son propre système de références en fonction de ses besoins et du volume des documents d'archives personnelles qu'il sera amené à classer, à répertorier et à transmettre. Ceci dépend essentiellement de la finalité de ses recherches.

4.5.3.2. Les auteurs et intermédiaires

Selon la façon dont les données ont été collectées les indications auteur et intermédiaire dépendent du mode d'acquisition du document (voir ci-dessus sous le titre "Les références" pour toutes les formes de documents) :

Copies de documents originaux par le généalogiste amateur :

Lors de ses recherches, le généalogiste amateur s'efforce d'acquérir la copie des documents originaux utilisés (archives de l'État, notariales, paroissiales ou privées, ainsi que bibliothèques, l'état civil et de manière générale pour des copies de documents originaux de nature quelconque sur support quelconque).

Dans ce cas, il note sur chaque copie le lieu d'acquisition (archives, éditeur, etc.) et la référence du document original, pour en faciliter l'accès ultérieur. A son retour, il date, attribue sa référence, classe et inscrit ces copies dans son « registre des communications ».

Puis, dans sa base de données généalogiques, il enregistre en regard de chaque donnée personnelle, une source contenant sa référence et comme auteur son nom, car il est à la fois l'auteur de cette copie et la personne qui authentifie que cette copie est conforme à l'original.

Notes, transcriptions, traductions du généalogiste amateur d'après documents originaux :

Si lors de ses recherches le généalogiste amateur n'a pas acquis de copies des documents originaux utilisés, il date, attribue sa référence, classe et inscrit ses notes (qui peuvent être des extraits, des transcriptions intégrales ou des traductions de documents originaux) sous forme de nouveaux documents dans son « registre des communications ».

Il date et annote ces documents des lieux d'archives avec la référence en archives du document original, pour en faciliter l'accès ultérieur.

Puis, dans sa base de données généalogiques, il enregistre en regard de chaque donnée personnelle, une source contenant sa référence avec comme auteur son nom, car il est à la fois l'auteur de cette note et la personne qui authentifie que ces transcriptions et/ou traductions sont conformes à l'original.

Données personnelles provenant d'interviews collectées par le généalogiste amateur :

Pour les interviews de personnes, le généalogiste amateur inscrit la date, les identités de l'interviewé et de l'interviewer, et donne une référence à ses notes d'interview qu'il inscrit dans son « registre des communications ». Puis il enregistre dans sa base de données généalogique en regard de chaque donnée personnelle, une source contenant cette référence avec comme auteur son nom.

Copies de documents originaux faits par autrui :

Le généalogiste amateur procède de la même manière que pour les copies qu'il aurait effectuées lui-même, sauf qu'il indique comme auteur le nom de la personne qui a fait la copie. A défaut de savoir qui authentifie la copie, il indique comme intermédiaire le nom de la personne qui lui a transmis en dernier lieu la copie.

Notes, transcriptions, traductions faits par autrui d'après documents originaux :

Le généalogiste amateur procède de la même manière que pour les notes, transcriptions ou traductions qu'il aurait effectuées lui-même, sauf qu'il indique comme auteur le nom de la personne qui a rédigé la note, effectué les extraits, la transcription ou la traduction d'après les documents originaux. A défaut de savoir qui en est l'auteur, il indique comme intermédiaire le nom de la personne qui lui a transmis en dernier lieu ce document.

Informations extraites d'autres bases de données généalogiques :

Au début de l'application de cette nouvelle législation, il était très rare de trouver des sources dans des fichiers et/ou documents confectionnés, copiés ou cédés provenant de bases de données généalogiques. Quand on en trouve, il est très rare que le généalogiste amateur reçoive les copies des documents originaux correspondants cités dans les sources de chaque donnée personnelle.

S'il trouve dans des extraits de bases de données quelques sources qui identifient des documents originaux supposés vérifiés par autrui, le généalogiste amateur peut utiliser la référence attribuée à l'ensemble du fichier et/ou document inscrit dans son « registre des communications » pour maintenir un lien vers le (la copie de) document original qu'il n'a pas obtenu.

S'il peut identifier la personne qui a vu les originaux, le généalogiste amateur peut l'inscrire comme auteur. Sinon la personne qui a transmis le document/fichier devient l'intermédiaire. Une très grande prudence doit être de rigueur. Il ne faut jamais inscrire d'auteur si on n'a pas la certitude que cette personne est détentrice d'un (d'une copie de) document probant.

Données personnelles sans source :

A défaut de source faisant référence à des originaux dans les données transmises quelconques on n'inscrira pas d'auteur. Le nom de la personne qui a transmis le fichier et/ou le document est à inscrire comme intermédiaire.

4.6. Les adresses des personnes vivantes

Lorsque des données personnelles n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée, le généalogiste amateur a l'obligation d'en informer cette personne [art.11 §.1, voir Chap.5.1]. Ces données personnelles auront été collectées auprès d'autrui, membres de la famille, tiers ou auprès d'un autre généalogiste.

Lors de ces échanges de données entre généalogistes, il est recommandé d'inclure les adresses des personnes vivantes concernées. De cette manière, le généalogiste amateur qui réceptionne ces données a plus de facilité à procéder à l'information des personnes concernées.

Lors de ces échanges, il y a une seconde raison pour inclure les adresses des personnes concernées qui tient à la nature historique des recherches généalogiques. Car à l'occasion de recherches historiques, il peut se faire que procéder à l'information de la personne concernée se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés pour le généalogiste amateur [art.11 §.2].

[Pour une discussion de cette disproportion des efforts et de cette impossibilité d'informer la personne concernée, il convient de se reporter au Chap.5.1.6].

Le présent Code de Conduite recommande donc aux États membres de l'Union, dont c'est la responsabilité de prévoir des garanties appropriées pour de tels cas [art.11 §.2], de changer cette recommandation en obligation de transmettre les adresses des personnes vivantes concernées, quand elles sont connues, lors d'échanges de leurs données personnelles entre généalogistes. Pour être efficace, cette obligation devrait aussi concerner les données transmises par les généalogistes professionnels.

De manière à harmoniser la position des États membres à cet égard, cette obligation devrait faire partie des mesures d'exécution communautaires [art.31] concernant l'activité de généalogiste amateur.

4.7. Confidentialité et sécurité des traitements

4.7.1. Confidentialité des traitements

Toute personne agissant sous l'autorité du responsable du traitement ou celle du sous-traitant, ainsi que le sous-traitant lui-même, qui accède à des données à caractère personnel ne peut les traiter que sur instruction du responsable du traitement, sauf en vertu d'obligations légales [art.16].

Cet article de la Directive 95/46 s'applique au généalogiste amateur en sa qualité de responsable du traitement, aussi bien qu'aux organismes sous-traitants qui reçoivent pour les traiter des données personnelles avec l'accord du généalogiste amateur et à toutes les personnes sous leurs autorités respectives. Les banques de données d'indexation sont un exemple de sous-traitants puisque le généalogiste amateur y dépose des données en vue de faciliter les recherches de tous.

La notion d'autorité du généalogiste amateur et des sous-traitants sur certaines personnes engendre l'obligation pour ces dernières de n'agir que sur instruction, toute contravention à ces instructions engageant leur responsabilité.

Cette notion d'autorité dans le cadre domestique peut s'appliquer aux gens de maison, et aux personnes sous contrat. Dans le cadre de l'exercice d'une autorité sur des enfants mineurs, la responsabilité des parents sur les actes de leurs enfants reste déterminante. Pour le reste, la notion d'autorité du généalogiste amateur par rapport à sa place au sein de la cellule familiale et domestique sera déterminée par le droit des États membres.

Le généalogiste amateur doit donc donner des instructions aux personnes de son entourage qui ont accès aux locaux et/ou aux fichiers pour l'exercice d'une activité généalogique. Ces instructions sont de ne pas dévoiler de données personnelles de personnes vivantes et de ne procéder à aucun traitement [Chap.3.4.1] de ces données hors du cadre prévu par la législation pour la licité des traitements de données à caractère personnel. Si une personne de l'entourage est appelée à effectuer des traitements, elle devra adhérer au présent Code de Conduite, et respecter la législation.

Les instructions destinées une personne physique ayant qualité de sous-traitant sera le respect de la législation découlant de la Directive 95/46/CE, avec adhésion aux préceptes du présent Code de Conduite.

Les instructions destinées à une personne morale (association, société) ayant qualité de sous-traitant devront revêtir un caractère contractuel et seront donc mises par écrit. En effet, le généalogiste amateur ne doit pas se trouver dans l'illégalité par méconnaissance des statuts, des règlements ou des obligations imposées par un sous-traitant quel que soit son statut juridique.

Le généalogiste amateur qui confie des traitements en sous-traitance (p. ex.: banques de données) est responsable de choisir un sous-traitant qui apporte des garanties suffisantes au regard de la confidentialité des données personnelles de personnes vivantes qui lui sont communiquées. C'est le cas si des fichiers au format Gedcom sont communiqués à une banque de données.

4.7.2. Sécurité des traitements

Le généalogiste amateur doit mettre en Suvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel des personnes vivantes contre un certain nombre d'avatars ou de méfaits ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite. Ces mesures doivent assurer [&] un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés [art.17 §.1]. Les principaux problèmes à prévenir sont :


La destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération : le généalogiste amateur doit faire régulièrement des copies de sauvegarde de ses fichiers sur des supports externes à son ordinateur (disquettes, ZIP). S'il choisit de prévenir le risque d'incendie, il conservera ces copies en d'autres lieux, et si possible dans un autre bâtiment que celui de l'ordinateur. Ces copies permettront la restauration ultérieure des données dans leur état original. Pour minimiser les pertes de données entre deux sauvegardes, il y a lieu de procéder à une sauvegarde après chaque mise à jour majeure de données, sinon à intervalles réguliers, par exemple chaque semaine ;


La diffusion ou l'accès non autorisé : le généalogiste amateur qui utilise les banques de données d'indexation et/ou qui publie ses données généalogiques sur un site Internet doit être conscient que l'accès aux données de personnes vivantes est possible en dehors de la « finalité » généalogique des traitements et qu'en conséquence il est obligé de protéger ces données contre une utilisation incompatible avec cette finalité [voir Chap.4.8] ;


Lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau : la transmission de données personnelles de personnes vivantes entre généalogistes doit être protégée raisonnablement. Exemples: Dans un courriel (e-mail) par le cryptage du message et/ou des fichiers attachés au courriel ; Dans les accès à un site d'accès restreint, par une liaison sécurisée SSL.


Toute autre forme de traitement illicite : les principaux traitements illicites concernent le détournement de la « finalité » généalogique [voir Chap.4.8], l'utilisation de données appartenant à une catégorie non déclarée à l'autorité nationale de contrôle, et l'utilisation de données qui nont pas été obtenues dans le respect du droit d'information, d'accès, de rectification et d'opposition de la personne concernée.

4.8. Protection des données sur Internet

4.8.1. Contre le détournement de la finalité généalogique

Sur Internet la finalité généalogique des traitements est conservée si les données à caractère personnel de personnes vivantes circulent seulement entre généalogistes dûment déclarés à leur Autorité nationale de contrôle et ne sont pas volontairement rendues accessibles à d'autres fins.

Or, les informations circulant sur Internet peuvent être rendues publiques ou privées. Elles sont publiques si leur accès est ouvert à tous, et privées si des mesures de protection vérifient qui y accède et comment les informations transmises sont sécurisées.

4.8.1.1. Courriels (e-mail)

Responsable du contenu des messages et fichiers contenus dans les courriels (e-mail), le généalogiste amateur doit maintenir la finalité généalogique des traitements de données de personnes vivantes en s'assurant que les destinataires sont exclusivement des généalogistes. En cas de doute, il peut vérifier qu'un destinataire est dûment enregistré en qualité de généalogiste auprès d'une Autorité nationale de contrôle.

Le généalogiste amateur propose spontanément son numéro d'enregistrement lors d'un premier contact.

La prise de connaissance d'un courriel dont on n'est pas destinataire constitue un acte délictueux. De fait, le généalogiste amateur encoure peu de responsabilité à ne pas crypter ses courriels. Néanmoins, il est toujours à conseiller d'utiliser les fonctions de cryptage offertes par les logiciels de courrier électronique quand il s'agit de données à caractère personnel de personnes vivantes.

4.8.1.2. Sites Internet avec généalogies nominatives

Des données personnelles aussi réduites que les nom, prénom et liens avec les parents, permettent l'identification sans équivoque de la personne vivante concernée. Par nature ces données sont personnelles et doivent être protégées contre leur détournement vers une finalité non généalogique, donc illicite [art.17.1].

Sur les sites d'Internet dont l'accès est ouvert à tous, la finalité généalogique des traitements n'est pas respectée si une donnée personnelle de personne vivante est présente (p. ex.: le lien entre le nom d'une personne vivante et ses parents), sauf si la publication de cette donnée a fait l'objet d'un consentement explicite par la personne concernée pour être rendue ouvertement accessible au public sur Internet.

Par contre, sur les sites d'Internet construits pour des accès restreints aux seuls généalogistes dûment enregistrés auprès de leur Autorité nationale de contrôle, toutes les données personnelles de personnes vivantes peuvent être accessibles. Dans son principe, l'accès restreint est donné aux seuls généalogistes déclarés auprès des Autorités nationales de contrôle qui pourront être détenteurs d'un mot de passe. Le généalogiste amateur qui met en Suvre un site d'accès restreint avec des données de personnes vivantes, est responsable de vérifier l'enregistrement auprès des Autorités nationales de contrôle du demandeur d'accès préalablement à la fourniture du mot de passe.

Si cette vérification et en conséquence l'attribution de mots de passe sont confiées à un sous-traitant, par exemple à une société de service d'hébergement de site Internet, le généalogiste amateur responsable du traitement doit donner au sous-traitant des instructions [art.17.3] visant à protéger la finalité généalogique des traitements. Les organismes sous-traitants qui offrent ces services ont leurs propres règlements que le généalogiste ne doit pas accepter si la responsabilité sur ces vérifications préalables [Chap.6.2] n'est pas prise par le sous-traitant.

Outre le contrôle d'accès, la liaison doit être sécurisée entre le site restreint et le généalogiste qui y accède. Le généalogiste amateur est responsable de vérifier la mise en Suvre d'une liaison sécurisée, par exemple SSL (Secure Socket Layer), pour éviter des détournements de données en cours de transfert.

Quand le généalogiste amateur « responsable du traitement » publie licitement des données personnelles de personnes vivantes sur un site dInternet, il annonce la fréquence de ses mises à jour, à intervalles raisonnables, de manière à pouvoir satisfaire les demandes de rectification.

4.8.1.3. Groupes de discussion

Le généalogiste amateur est conscient que les "News Groups" et les sites organisant des groupes de discussion généalogiques sont des lieux accessibles à tous. Même si tous les membres d'un groupe de discussion fermé sont dûment enregistrés auprès des Autorités nationales en qualité de généalogistes, ceci n'empêche pas l'accès aux messages circulant dans le groupe. Le généalogiste amateur fera preuve de prudence et ne rendra pas disponible de donnée permettant l'identification d'une personne vivante. Il préférera prendre contact directement par courriel sécurisé avec un autre généalogiste intéressé.

4.8.2. Dans les relations avec le sous-traitant

Le généalogiste amateur qui confie des traitements en sous-traitance (p. ex. : alimentation de banques de données, hébergement de sites Internet) est responsable de choisir des sous-traitants qui apportent des garanties suffisantes au regard des mesures de sécurité techniques et organisationnelles relatives aux traitements à effectuer. Le généalogiste amateur doit veiller au respect de ces mesures [art.17.2].

Le généalogiste amateur doit être lié au sous-traitant par un acte juridique [art.17.3] qui doit prévoir que :

Le sous-traitant n'agit que sur la seule instruction du généalogiste amateur : actuellement, les banques de données généalogiques présentes sur Internet ont leurs propres règlements et c'est le généalogiste amateur qui accepte ces règles ou n'utilise pas leur service. Les services dhébergement de sites Internet reportent généralement toute la responsabilité du contenu de tous les fichiers du site sur le généalogiste amateur qui est responsable de ce qu'il a chargé lui-même ou fait charger sur un site par le sous-traitant.

Les obligations visées à l'art.17.1 de la Directive 95/46/CE [mettre en Suvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des risques] s'appliquent au sous-traitant selon la législation de l'etat membre où il est établi : Cette disposition oblige les sous-traitants à développer un ensemble de mesures semblables en nature à celles que le généalogiste amateur doit appliquer pour la sécurité des données des personnes vivantes dans ses propres traitements [Chap.4.7.2].

 


5. Les droits des personnes vivantesHaut de la page

La Directive 95/46/CE donne aux personnes vivantes des droits d'information [art.10 et 11], d'accès et de rectification [art.12], et d'opposition [art.14].

5.1. Droit d'information

Lors de l'acquisition de données à caractère personnel de personnes vivantes, le généalogiste amateur est responsable de la fourniture de certaines informations à chaque personne vivante concernée.

Parmi ces informations, la Directive 95/46/CE n'oblige pas le généalogiste amateur à fournir les données elles-mêmes. Il peut le faire par souci de transparence et pour valider les données.

Deux cas se présentent selon le mode d'acquisition :

Les informations à fournir au moment de la collecte de données auprès de la personne concernée [art.10] sont les suivantes :

Pour faciliter cette fourniture d'informations, le généalogiste amateur utilisera de préférence la liste prévue en [annexe-2].

Les informations à fournir à la personne concernée lorsque les données n'ont pas été collectées auprès d'elle [art.11] sont les mêmes, sans la quatrième, et avec l'ajoute de l'information suivante :

Les catégories de données concernées.

Pour faciliter cette fourniture d'informations, le généalogiste amateur utilisera de préférence la liste prévue en [annexe-3].

Dans ce second cas, ces informations sont à fournir lors de l'enregistrement des données ou, si une communication de données à un tiers est envisagée, au plus tard lors de la première communication de données, sauf si la personne concernée en est déjà informée.

En conséquence, l'enregistrement d'une donnée complémentaire non sensible qui concerne une personne vivante déjà informée de la présence de données la concernant dans la base de données du généalogiste amateur, peut être fait sans qu'elle n'en soit informée à nouveau.

Cependant, s'il s'agit de l'ajoute d'une donnée classée sensible, cette ajoute ne peut être faite que dans les conditions prévues au [Chap.4.3]. La liste des catégories de données classées adéquates et sensibles pour la finalité généalogique est en [annexe-4].

5.1.1. Identification du généalogiste responsable

Le généalogiste amateur pour s'identifier doit donner ses nom, prénom, adresse, téléphone, ainsi que toute information facilitant le contact pour la personne concernée, tel que son adresse de courriel (e-mail), son téléphone mobile, etc.

Si le généalogiste amateur n'est pas établi dans un État membre de l'UE, il doit identifier de la même manière, le cas échéant, son représentant dans le(s) pays de l'UE où il recourt à des moyens de traitement [art.4 §1.c]. Par exemples : banques de données, hébergement de site Internet.

5.1.2. Finalité des traitements

Le généalogiste amateur doit indiquer à la personne concernée la(les) finalité(s) des traitements auxquels il destine ses données. La finalité des traitements qui est du domaine de la généalogie, dépend des objectifs de recherche du généalogiste amateur. On se rapportera à la discussion sur ce sujet au [Chap.3.3] pour une définition précise de la finalité des traitements.

Dans les listes d'information aux [annexes-2 et annexe-3] les thèmes classiques de recherches généalogiques peuvent être sélectionnés. Les variantes de recherches discutées au [Chap.3.3] le sont aussi. D'autres finalités peuvent être précisées.

Il est important pour le généalogiste amateur de donner aux personnes concernées les mêmes finalités de traitements qu'il a déclarées à son Autorité nationale de contrôle lors de la notification [Chap.6.1]. Donc, les finalités déclarées aux [annexes-2, annexe-3 et annexe-4] doivent être identiques, sinon la personne concernées n'aura pas été informée loyalement [art.6 §1.a].

5.1.3. Les destinataires des données

Le généalogiste amateur doit déclarer à la personne concernée qu'il a l'intention de communiquer ses données pour des finalités généalogiques exclusivement, et dans le respect de la législation nationale et communautaire découlant de la Directive 95/46/CE.

Les destinataires peuvent être des généalogistes, des associations de généalogie, des banques de données généalogiques d'accès restreints aux généalogistes et des fonds d'archives ou bibliothèques.

Le généalogiste amateur responsable doit donner l'assurance à la personne concernée que :

Le généalogiste amateur peut aussi solliciter le consentement explicite de la personne concernée pour que certaines de ses données à caractère personnel soient rendues ouvertement accessibles au public. En particulier il peut être utile que les noms, sexes et les liens vers les noms des parents et conjoints soient les seules données rendues accessibles au public, dans le cadre d'un site Internet de généalogie ouvert au public. Cette faculté doit être présentée à la personne concernée comme une option.

5.1.4. L'existence du droit d'accès et de rectification

Pour permettre à la personne concernée l'exercice de ses droits d'accès et de rectification sur des données la concernant, le généalogiste amateur doit préciser que ce type de demande est prévu par la loi et peut être librement exercé par la personne concernée [Chap.5.2].

Le généalogiste amateur doit préciser les conditions d'exercice du droit d'accès [Chap.5.2.1] et doit indiquer que le droit de rectification est prévu par la loi et peut être librement exercé par la personne concernée [Chap.5.2.3].

5.1.5. Les catégories de données

Il y a lieu de présenter en [annexe-3] toutes les catégories de données déclarées aux Autorités nationales de contrôle [annexe-4] sans omission, pour que la personne concernée soit pleinement informée sur l'étendue des recherches déclarées.

Lorsque les données n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée, le généalogiste amateur doit préciser les catégories de données qu'il détient sur la personne concernée. Pour cela, il sélectionne, dans la liste d'informations en [annexe-3], les catégories de données détenues.

Les catégories de données doivent être classées en données sensibles et non sensibles, c'est-à-dire adéquates. La personne concernée doit être informée sur la nature des données sensibles découlant des droits de l'homme et énumérées par la Directive 95/46/CE [art.8 §1].

Elle doit aussi être informée de ce que les catégories de données classées sensibles nécessitent son consentement explicite pour être traitées par le généalogiste amateur, ce que ne nécessitent pas les autres. De plus, elle peut éventuellement être informée que son consentement ne lève pas l'interdiction de traiter certaines données sensibles en raison de la législation et/ou de la réglementation nationales applicables au généalogiste amateur en fonction du pays où il est établi.

5.1.6. Information impossible ou impliquant des efforts disproportionnés

Lorsque les données n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée, la Directive 95/46/CE dans son [art.11 §2] dispose que l'information de la personne concernée « ne s'applique pas lorsque, en particulier pour un traitement à finalité de recherche historique ou scientifique, l'information de la personne concernée se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés ».

Dans ces cas, les États membres sont réputés prendre des garanties appropriées. Parmi ces garanties figurent la reconnaissance de la généalogie comme discipline de recherche historique, des mesures préventives et les conditions recevables pour justifier l'abandon du devoir d'informer la personne concernée quand ces conditions sont remplies par le généalogiste amateur.

C'est donc une demande des associations contributives au présent Code de Conduite que la généalogie amateur soit reconnue comme discipline de recherche historique bénéficiant de l'exemption d'informer prévue à [art.11 §2] dans les buts précités.

Dans les garanties appropriées à prévoir par les États membres, une mesure préventive est recommandée par les associations contributives au présent Code de Conduite : Rendre obligatoire la transmission des adresses des personnes vivantes concernées, quand elles sont connues, lors des échanges de données entre généalogistes.

Parmi les conditions recevables justifiant l'impossibilité d'informer, les associations contributives au présent Code de Conduite recommandent de faire figurer : Des échecs répétés à trouver la personne concernée par :

La consultation d'un ensemble d'annuaires dans une liste fixée et maintenue à jour par des mesures d'exécution communautaires [art.31].

La consultation des généalogistes qui ont fourni les données, après un certain délai à fixer par des mesures d'exécution communautaires [art.31].

Parmi les conditions recevables justifiant des efforts disproportionnés au devoir d'informer, les associations contributives au présent Code de Conduite demandent de faire figurer :

Les coûts liés au grand nombre de personnes concernées à informer, L'abandon du devoir d'informer est proposé comme une fonction d'un degré de parenté très éloigné avec le généalogiste amateur responsable des traitements. Par exemple, un nombre de liens minima mesurés par le total des liens à parcourir dans l'arbre généalogique depuis la personne concernée jusqu'au généalogiste amateur, en comptant les liens de parent à enfants et entre conjoints, détermine la limite au-delà de laquelle l'abandon du devoir d'informer est acceptable.

Les archivages des résultats de recherches auprès de sociétés ou associations de généalogie. Dans ce cas, la dérogation au devoir d'informer serait assortie des garanties appropriées suivantes : Quand les données des personnes concernées sont détenues par une personne morale (société ou association) Suvrant dans le domaine généalogique, et qu'elles sont contenues dans une banque de données d'accès restreint, faisant l'objet d'un archivage historique après avoir appartenu à un généalogiste dûment enregistré auprès d'une Autorité nationale de contrôle, lorsque ce généalogiste a désigné cette personne morale dans la notification à son Autorité de contrôle, comme destinataire des résultats de ses recherches au-delà de la date limite notifiée de fin de recherches, ou lorsque l'archivage est antérieur à la mise en vigueur de la législation nationale, et pour autant que l'accès restreint précité ne soit offert qu'à des généalogistes eux-mêmes dûment enregistrés auprès d'une Autorité nationale de contrôle. Des mesures dérogatoires complémentaires sont à prévoir pour l'accès des généalogistes de pays tiers.

Pour que la reconnaissance de la généalogie comme discipline historique, ainsi que les mesures préventives et les conditions recevables (nombre de liens minima, archivages des résultats de recherches) s'appliquent uniformément dans tous les États membres de l'UE, ces questions doivent faire l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31].

5.2. Droit d'accès et de rectification

Toute personne concernée a le droit d'obtenir du généalogiste amateur responsable des traitements, ensemble ou successivement :

5.2.1. Conditions d'exercice du droit d'accès

La personne concernée qui justifie de son identité a le droit d'accès sans contrainte à ses données, à des intervalles raisonnables et sans délai ou frais excessifs.

L'identité de la personne concernée est justifiée par la copie d'une pièce d'identité certifiée conforme à l'original par une autorité locale.

Aucune contrainte pour l'accès à ses données ne peut être exercée sur la personne concernée. Par exemple, l'accès ne peut pas être conditionné à la qualité de membre d'une association de généalogie.

Puisqu'en généalogie les données conservées sont assez statiques, les intervalles entre deux exercices du droit d'accès, tels que déjà fixés dans certains droits nationaux dérivés, ne conviennent pas. Des intervalles de trois mois jusqu'au troisième droit d'accès, suivi d'intervalles d'un an, sont jugés comme raisonnables par les associations contributives au présent Code de Conduite.

L'appréciation du délai de réponse excessif peut varier d'un État membre à l'autre. De même pour les frais excessifs qui, vu le caractère bénévole de la généalogie amateur, peuvent s'écarter sensiblement du prix d'une enveloppe timbrée habituellement admis en généalogie.

Les associations contributives au présent Code de Conduite recommandent que les conditions d'exercice du droit d'accès, pour ce qui concerne la justification d'identité de la personne concernée, les intervalles raisonnables entre les accès, la durée du délai de réponse et la mesure des frais excessifs, soient harmonisés entre les États membres de l'UE et fassent l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31].

5.2.2. Les informations à fournir en réponse

Les informations à fournir obligatoirement à la personne concernée en réponse à une demande justifiée d'accès à ses données sont :

La confirmation que les données sont ou ne sont pas présentes.

Les informations portant sur la finalité du traitement. Il y a lieu de fournir les mêmes informations que celles notifiées aux Autorités nationales de contrôle [annexe-4, voir Chap.5.1.2].

Les catégories de données sur lesquelles portent les traitements. Il y a lieu de fournir les mêmes informations que prévues en [annexe-3], sans omission, en sélectionnant parmi l'ensemble des catégories de données notifiées aux Autorités nationales de contrôle [annexe-4], celles effectivement détenues sur la personne concernée [Chap.5.1.5].

Les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées. Les destinataires énumérés au [Chap.5.1.3] sont assortis des assurances qui les accompagnent [annexe-3].

La communication, sous une forme intelligible, des données faisant lobjet de traitements, ainsi que toute information disponible sur lorigine des données. L'impression de toutes ces données doit être faite loyalement, en clair et en n'omettant rien des informations disponibles dans les sources des données de manière à révéler leur origine, avec le cas échéant l'auteur de la collecte et le dernier intermédiaire [Chap.4.5].

La connaissance de la logique qui sous-tend tout traitement automatisé des données la concernant, au moins dans le cas des décisions automatisées visées [art.15 §1]. Ceci ne concerne pas la généalogie qui ne produit aucune décision, automatisée ou non, qui pourrait avoir un impact sur la personne concernée.

5.2.3. La rectification, l'effacement ou le verrouillage des données

Le généalogiste amateur est obligé de procéder selon le cas, à la rectification, l'effacement ou le verrouillage des données dont le traitement n'est pas conforme à la Directive 95/46/CE, notamment en raison du caractère incomplet ou inexact des données [art.12.b].

Il est à noter que la personne concernée n'est pas obligée de donner la valeur exacte d'une donnée erronée ou incomplète. Elle peut, sur la constatation que cette donnée est incomplète ou inexacte, en demander l'effacement.

Ultérieurement, si la valeur exacte de cette donnée vient à être collectée, par exemple dans un registre de létat civil, la personne concernée ne doit pas nécessairement être informée de cette modification aux yeux de la loi, sauf si elle en a requis le verrouillage ou l'opposition. Cependant, par loyauté vis-à-vis de cette personne le généalogiste amateur préférera en avertir la personne.

Le verrouillage consiste pour la personne concernée à autoriser le généalogiste amateur à détenir les données visées, mais l'oblige à ne pas les utiliser pour certains traitements.

Le verrouillage peut concerner toutes ses données dans certains traitements, par exemple la communication à autrui, l'accès restreint à certaines personnes sur les sites d'Internet, l'impression de documents selon leurs destinataires, etc.

Le verrouillage peut concerner certaines catégories de données dans tous les traitements, par exemple les données sensibles.

Le généalogiste amateur doit communiquer à la personne concernée, dans un délai raisonnable, la confirmation que sa demande a été effectuée. En outre, il lui est recommandé de joindre un document probant sur les données détenues après modifications.

La forme et le contenu de cette communication et la durée du délai raisonnable pour sa transmission ne sont pas déterminés par la Directive 95/46/CE. Ils mériteraient de faire l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31].

5.2.4. La notification aux tiers des modifications opérées

Sur demande de la personne concernée, le généalogiste amateur responsable du traitement doit notifier aux tiers auxquels les données ont été communiquées, toute rectification, tout effacement ou tout verrouillage effectués [Chap.5.2.3], si cela ne s'avère pas impossible ou ne suppose pas un effort disproportionné [art.12.c].

Cela suppose pour le généalogiste amateur de tenir à jour un registre des communications [Chap.7.1]. Il se doit de tenir les copies des documents communiqués avec autrui, lesquelles sont seules probantes du détail des données échangées [Chap.7.1.3].

La notification aux tiers peut se révéler impossible ou supposer un effort disproportionné en raison de garanties appropriées déjà discutées au [Chap.5.1.6] pour l'information de la personne concernée, que les associations contributives au présent Code de Conduite proposent d'appliquer, mutatis mutandis à la notification aux tiers.

Les garanties appropriées, concernant la mesure préventive de conserver les adresses des tiers et les conditions recevables pour justifier l'abandon de la notification aux tiers, sont éligibles par analogie avec l'information de la personne concernée pour faire l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31] applicables dans tous les États membres de l'UE.

5.3. Droit d'opposition

Le droit d'opposition est reconnu à la personne concernée, spécialement dans le contexte de légitimité accordé à la généalogie [art.7.f], à tout moment et pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière [art.14.a].

En cas d'opposition justifiée, le traitement mis en Suvre par le généalogiste amateur ne peut plus porter sur les données désignées par la personne concernée [art.14.a].

Quand l'exercice du droit d'information n'a pas été possible ou aurait impliqué des efforts disproportionnés dans des conditions recevables [Chap.5.1.6], et qu'il est suivi par une demande d'une personne concernée d'exercer son droit d'opposition, le généalogiste amateur doit lui fournir les informations prévues pour le cas où les données n'ont pas été collectées auprès d'elle [annexe-3].

Le généalogiste amateur doit toujours respecter le droit d'information. Ainsi, la personne concernée connaît l'existence d'un droit de notification aux tiers auxquels les données ont déjà été communiquées, qu'elle peut faire appliquer en cas d'effacement permanent de données [Chap.5.2.4].

Le généalogiste amateur doit communiquer à la personne concernée, dans un délai raisonnable, la confirmation que sa demande a été effectuée. En outre, il lui est recommandé de joindre un document probant sur les données qui restent éventuellement détenues après opposition.

La forme et le contenu de cette communication et la durée du délai raisonnable pour sa transmission ne sont pas déterminés par la Directive 95/46/CE. Ils mériteraient de faire l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31].

5.3.1. Opposition à certains traitements, à certaines données

La personne concernée peut désigner la(les) catégorie(s) de données et le(s) traitement(s) sur lesquels porte son opposition. Par exemple, les données sensibles peuvent être frappées d'opposition pour la publication et la diffusion (association, archives, etc.) mais pas pour la communication à d'autres généalogistes dûment enregistrés auprès des Autorités nationales de contrôle. Cet exemple est équivalent à un verrouillage [Chap.5.2.3].

A défaut de précisions sur les catégories de données et les traitements visés par la demande d'opposition, il est recommandé au généalogiste amateur de considérer qu'il s'agit de toutes les données et de tous les traitements, donc d'une opposition totale. Le généalogiste amateur demandera à la personne concernée ces précisions et pourra lui suggérer de limiter son opposition en fonction des raisons qui la motive.

L'opposition totale d'une personne ne doit cependant pas mettre en péril la cohésion et la cohérence des liens entre les autres personnes dans les traitements. Si nécessaire, le généalogiste amateur peut remplacer le nom de la personne par une mention « droit d'opposition » et supprimer toutes les autres données [Chap.4.4.3].

5.3.2. Opposition pour des raisons prépondérantes et légitimes

La personne concernée doit motiver sa demande d'opposition en la justifiant par des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière. Une demande non motivée peut être refusée par défaut de justification.

Dans la motivation, les raisons invoquées peuvent mettre en jeu les intérêts, droits et libertés fondamentaux, et doivent tenir à la situation particulière du demandeur.

C'est au généalogiste amateur responsable de ses traitements de juger de la recevabilité de la demande et, en cas de refus, de considérer les risques pénaux pour son droit d'exercer une activité généalogique et les sanctions visant la déchéance de sa qualité de membre d'associations généalogiques.

 


6. Notification des traitements aux Autorités nationales de contrôleHaut de la page

La Directive 95/46/CE donne au généalogiste amateur responsable des traitements, ou le cas échéant à son représentant, une obligation de déclarer (notifier) son activité généalogique à l'Autorité nationale de contrôle dont il dépend [voir Chap.3.2, "loi nationale applicable"] préalablement à la mise en Suvre d'un traitement entièrement ou partiellement automatisé ou d'un ensemble de tels traitements ayant une même finalité ou des finalités liées [art.18 §1].

6.1. Le contenu de la notification

La Directive 95/46/CE prévoit le minimum d'informations qui doivent figurer dans la notification [art.19 §1] :

Une description générale permettant d'apprécier de façon préliminaire le caractère approprié des mesures prises pour assurer la sécurité du traitement en application de l'article 17 [Chap.4.7.2 et Chap.4.8].

Pour faciliter cette fourniture d'informations, le généalogiste amateur utilisera de préférence la liste prévue en [annexe-4].

Quand des changements affectent des informations contenues dans la notification, le généalogiste amateur communique ces changements à l'Autorité nationale de contrôle selon des modalités à prévoir par chaque État membre [art.19 §2].

Chaque État membre peut ajouter des informations à cette liste qui est à considérer comme le minimum prévu actuellement dans la législation européenne pour l'ensemble des pays de l'UE. Pour éviter des disparités entre les États membres, les associations contributives au présent Code de Conduite demandent qu'une harmonisation fasse l'objet de mesures d'exécution communautaires [art.31].

A cette occasion, une attention toute particulière doit être apportée à la liste des catégories de données concernant leur adéquation [art.6 §1.c] aux finalités des recherches généalogiques et leur classification éventuelle en données sensibles [art.8].

Les associations contributives au présent Code de Conduite souhaitent une harmonisation du nombre et de la nature des informations à fournir pour la notification généalogique dans tous les pays de l'UE.

6.2. L'accès aux registres nationaux auprès des Autorités de contrôle

Chaque Autorité nationale de contrôle tient un registre des traitements notifiés qui doit contenir au minimum les cinq premiers points prévus au contenu de la notification. Le registre des traitements peut être consulté par toute personne [art.21 §2] qui le demande.

6.2.1. Moyens d'accès

Pour la confidentialité et la sécurité des traitements [Chap.4.7], y compris pour la protection des données à caractère personnel sur Internet [Chap.4.8], le généalogiste amateur doit être conscient de la nécessité de ne communiquer ce genre de données qu'entre généalogistes dûment enregistrés auprès d'une Autorité nationale de contrôle ou avec des généalogistes reconnus par un système adéquat dans les pays tiers.

De leur côté, les Autorités nationales de contrôle doivent être conscientes que des délais d'accès excessifs au regard des délais normaux de réponse à un courriel ou à un fax, rendent incompatible l'observance par le généalogiste amateur du devoir de vérification dans le registre des traitements avec la bienséance d'avoir à donner réponse dans les délais habituels des courriels et des fax aux sollicitations de leurs correspondants.

C'est donc une revendication essentielle des associations contributives au présent Code de Conduite d'obtenir un accès facile et rapide aux registres des traitements au moins pour tous les généalogistes amateurs déjà enregistrés. Leur consultation étant publique, il est recommandé de leur donner accès via Internet et par fax. L'accès via Internet pourra être en ligne et/ou par courriels.

6.2.2. Vérification de l'existence d'une notification

Pour toute sollicitation de données à caractère personnel de personnes vivantes, le généalogiste amateur prendra soin de déclarer spontanément à ses correspondants son numéro d'enregistrement auprès de l'Autorité de contrôle dont il dépend [Chap.3.2].

En cas de sollicitation envoyée par courriel (e-mail), la vérification sera aisée dans la mesure où cette sollicitation aura été reçue avec la même adresse de courriel que celle figurant en regard du nom du demandeur dans le registre des traitements auprès de l'Autorité nationale de contrôle notifiée.

On voit de suite l'importance de l'adresse de courriel fournie lors de la notification à son Autorité nationale de contrôle par le généalogiste amateur. C'est l'adresse qu'il devra utiliser conjointement à son numéro d'enregistrement pour authentifier dans des sollicitations auprès de ses correspondants sa qualité de généalogiste amateur dûment enregistré.

6.3. Le rôle des associations généalogiques dans les contrôles préalables

La Directive 95/46/CE prévoit que les États membres doivent veiller à ce que les traitements notifiés soient examinés avant leur mise Suvre [art.20 §1]. Les traitements généalogiques étant très standardisés et notifiés en grands nombres, les Autorités nationales devront avant tout vérifier les connaissances du généalogiste amateur pour apprécier sa capacité à respecter les contingences légales. Cet examen des connaissances est à organiser sous la responsabilité de chaque Autorité nationale de contrôle [art.20 §2].

Le respect de la loi dépendra donc de plusieurs éléments : d'un document de référence qui consigne l'ensemble des règles (le Code de Conduite du Généalogiste Amateur), de la qualité de la formation du généalogiste amateur et d'un examen établissant son aptitude à respecter la loi et à se comporter sainement dans le respect de la déontologie qui concerne la discipline généalogique.

6.3.1. Maintenance du Code de Conduite du Généalogiste Amateur

Le présent avant-projet de Code de Conduite se contente de se conformer à la législation sans chercher à la simplifier ni à y déroger. La notification peut faire l'objet de telles simplification et/ou dérogation [art.18 §2] qui justifient la maintenance du présent Code de Conduite.

De plus, il est possible, tout en maintenant le niveau de sécurité souhaitable dans les échanges de données à finalité généalogique, de simplifier les contrôles préalables à exercer par les Autorités nationales de contrôle sur les connaissances des généalogistes amateurs. Par exemple en se déchargeant de la formation des généalogistes amateurs et de la vérification de leurs connaissances sur des formateurs et examinateurs agréés au sein des associations généalogiques.

L'harmonisation nécessaire des mesures d'exécution communautaires [art.31] est une raison supplémentaire importante pour procéder à la maintenance du Code de Conduite du Généalogiste Amateur. Et cette raison impose une réflexion multilatérale et multinationale entre les fédérations et associations de généalogies présentes dans les États membres de l'UE pour maintenir le Code de Conduite.

C'est pourquoi le présent Code de Conduite a besoin d'être validé au niveau européen par un éventail aussi large que possible d'associations et de fédérations généalogiques des pays de l'UE dans l'esprit de le rendre utile et pratique à utiliser et aussi de faire les propositions adéquates pour sa simplification dans le respect de la législation communautaire.

6.3.2. La formation du généalogiste amateur par les associations

Le présent Code de Conduite du Généalogiste Amateur a pour objet de contribuer à la bonne application des législations nationales dérivées de la Directive 95/46/CE [art.27 §1].

La nature essentiellement individuelle de l'activité de généalogiste amateur rend indispensable l'organisation de la formation des membres des associations de généalogie au niveau local, pour faciliter la compréhension et la mise en pratique du Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

Pour les membres anciens, déjà rompus à l'activité généalogique, la législation introduit des pratiques et des comportements nouveaux. Une simple sensibilisation n'est pas toujours suffisante pour changer les comportements. Une formation adaptée est donc nécessaire pour ces généalogistes amateurs confirmés.

La nécessité de pouvoir offrir localement cette formation, en profitant des structures associatives existantes, doit provoquer une réflexion sur la formation des formateurs locaux, et sur leur agrément par les Autorités nationales de contrôle.

Les formateurs auront pour mission de prodiguer les connaissances et de vérifier leur assimilation par les généalogistes amateurs.

6.3.3. La vérification après formation par les associations

Cependant, il est souhaitable de distinguer les rôles de formateurs et d'examinateurs. Ces derniers ont pour but de vérifier, pour le compte d'une Autorité nationale de contrôle, la réalité des connaissances du candidat généalogiste amateur, d'attester qu'il a pris les mesures adéquates nécessaires à son activité, et qu'il lui semble en mesure de respecter les obligations découlant de la législation.

L'examinateur est donc un généalogiste confirmé qui a des attaches au niveau local avec une ou plusieurs associations. Il est souhaitable que la même personne ne joue pas les deux rôles de formateur et d'examinateur dans la même association. Un échange peut être instauré entre des associations localement proches pour que l'examinateur d'une association soit désigné parmi les formateurs d'une autre association.

6.4. La transgression du Code de Conduite par le généalogiste amateur

Toute personne ayant subi un dommage du fait d'un traitement illicite ou de toute action incompatible avec le droit national dérivé de la Directive 95/46/CE a le droit d'obtenir du généalogiste amateur responsable du traitement en cause la réparation du préjudice subi [art.23 §1]. Le responsable du traitement peut être exonéré de cette responsabilité s'il prouve que le fait qui a provoqué le dommage ne lui est pas imputable [art.23 §2].

Un recours administratif peut être organisé devant l'Autorité nationale de contrôle, antérieurement à la saisine de l'autorité judiciaire [art.22].

Les États membres déterminent notamment les sanctions à appliquer en cas de violation des dispositions prises en application de la Directive [art.24].

6.4.1. Les sanctions des associations

Les sanctions des associations doivent jouer un rôle en cas de transgression des préceptes inscrits au Code de Conduite, alors que cette transgression n'a pas nécessairement provoqué un préjudice pour la personne concernée ou sinon, dans la mesure où la personne concernée peut se satisfaire d'une réparation du préjudice sans introduire un recours administratif ou juridictionnel mais moyennant la sanction de l'association du généalogiste amateur.

Les principales sanctions applicables sont la simple réprimande, le blâme, l'exclusion temporaire et l'exclusion définitive de l'association. Les plus graves sanctions correspondent à des recours judiciaires.

Les sanctions peuvent être assorties de périodes probatoires sous surveillance d'un examinateur, de manière à vérifier que les causes des transgressions ont été supprimées.

6.4.2. La notification de transgression aux Autorités nationales de contrôle

Quand le recours administratif auprès de l'Autorité nationale a été organisé par l'État membre, la personne concernée qui a subi un préjudice et n'est pas satisfaite de la réparation proposée par le généalogiste amateur responsable doit recevoir l'aide de l'association concernée pour introduire ce recours administratif.

 


7. La communication des données généalogiquesHaut de la page

Chaque donnée généalogique élémentaire adéquate par rapport à la finalité généalogique des recherches [Chap.4.2] est classée entre données sensibles ou non sensibles [Chap.4.3]. Les données élémentaires sont assemblées selon leurs catégories, en quantités diverses et avec un certain nombre de relations entre elles, dans des documents de formes variées qui poursuivent des buts informatifs particuliers.

Il s'agit de documents de formes et sur supports variés (actes de registres publics, documents d'archives, listes d'ascendance, de descendances, arbres, fichiers Gedcom, etc.) auxquels des droits d'auteur sont attachés et détenus par les personnes qui ont créé chacun des documents. Par opposition les données élémentaires sont des faits objectifs, donc non protégés par droits d'auteur. Mais les données sensibles sont soumises à autorisation des personnes vivantes concernées qui peuvent la restreindre à certains usages et certaines communications ou s'opposer à tout emploi.

La protection des personnes vivantes concernées et des droits d'auteur oblige le généalogiste amateur à noter les sources [Chap.4.5] de chaque donnée élémentaire qu'il incorpore dans sa base de données généalogiques.

Le respect des droits d'auteur sur les documents communiqués, ainsi que l'accord écrit des personnes vivantes sur l'emploi de leurs données sensibles, nécessitent la conservation des notes d'interview et des documents échangés. L'enregistrement de ces documents et notes dans le registre des communications du généalogiste amateur est nécessaire pour établir l'origine, la destination et l'ordre chronologique des informations échangées, pour maintenir leur traçabilité et permettre efficacement l'exercice ultérieur par les personnes concernées de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition.

7.1. Le registre des communications du généalogiste amateur

Le généalogiste amateur ouvre un registre des communications pendant toute la durée [Chap.4.4.4] de ses recherches. A la fin des recherches ce registre attestera des résultats obtenus et de leur conservation à des fins historiques.

L'obligation d'ouvrir un registre des communications est dictée par deux considérations. D'une part, le respect des droits d'auteurs a été mis en vigueur par la Convention de Berne pour la protection des Suvres littéraires et artistiques (28-Sep-1979). Un registre aide à identifier les auteurs des documents communiqués, mais la simple conservation des documents avec indication de leur auteur ne rendait pas absolument nécessaire la tenue d'un registre, sauf en cas de grand nombre.

D'autre part, la protection des personnes physiques à l'égard des données à caractère personnel est mise en vigueur par la législation nationale dérivée de la Directive 95/46/CE. Cette mise en vigueur n'était pas établie dans tous les pays de l'UE lors de la rédaction initiale du présent Code de Conduite du Généalogiste Amateur. L'ouverture d'un registre des communications, surtout lié aux considérations de traçabilité des communications permettant de préserver les droits des personnes concernées, n'est rendue indispensable qu'après la mise en vigueur de la législation nationale applicable [Chap.3.2]. Cependant, le généalogiste amateur peut protéger volontairement les personnes vivantes en ouvrant sans attendre un registre des communications, dans la quasi-certitude que cette législation sera rapidement transposée et mise en vigueur dans tous les pays de l'UE.

Le registre des communications est un justificatif à la fois de l'obtention loyale des données que le généalogiste amateur a introduites dans sa base de données et de la qualité des données communiquées à autrui à une date déterminée.

Dans la pratique, le registre des communications du généalogiste amateur est le lien entre les documents référencés [Chap.4.5.3.1] que le généalogiste amateur conserve, et chaque donnée élémentaire accompagnée de sa source [Chap.4.5] qu'il enregistre dans sa base de données.

7.1.1. L'importance de tenir à jour le registre

Le registre des communications a pour utilité d'authentifier chaque communication de données et de leur apporter une justification par l'inscription chronologique d'un certain nombre d'informations caractérisant la communication.

L'omission de rapporter dans le registre un échange de données peut porter préjudice à la traçabilité des informations et en définitive à la protection des personnes concernées quant à leurs données personnelles, et aux droits des auteurs.

Les inscriptions au registre des communications ne doivent pas être limitées aux communications de données de personnes vivantes et omettre celles concernant les défunts. Car d'une part, la communication de certaines données concernant des défunts proches de quelques personnes vivantes, peut éventuellement porter préjudice à ces dernières. Et l'autorisation écrite reçue du défunt avant sa mort devient une justification indispensable. D'autre part, des droits d'auteurs sont attachés à tout document communiqué, même une simple donnée sur un défunt expédiée dans un bref courriel.

7.1.2. Le contenu du registre

Ce Code n'a pas l'intention d'imposer un format particulier pour le registre des communications du généalogiste amateur, mais il s'attache plutôt à énumérer les éléments d'information nécessaires à assurer la traçabilité des données échangées.

Le registre a pour fonction de répertorier chronologiquement tous les « documents » contenant des données utilisées dans la base de donnée du généalogiste amateur. Le concept de « documents » est pris ici au sens large et couvre aussi bien les documents originaux que leurs copies, avec toute la diversité des supports et des contenus. Par exemple pour les contenus : originaux, copies et extraits de documents d'archives, de bibliothèque, de l'état civil, de livres, de vidéo, de multimédia, de photographies, de films, de devises et blasons héraldiques, de généalogies ascendantes, descendantes, de fiches familiales, d'arbres généalogiques, de base de données généalogiques (Gedcom), d'autorisations d'emploi de données sensibles, etc. Par exemple pour les supports : papier, fichier de données, fichier audio, fichier vidéo ou multimédia, pellicule photographique, microfilm, CD-audio, CD-ROM, DVD, courriel (e-mail), etc.

7.1.3. La conservation des documents communiqués

Lorsque des données sont rectifiées, effacées ou supprimées et verrouillées [Chap.5] par des personnes vivantes, il est essentiel de retrouver la trace de ces données quand elles ont déjà été transmises à autrui, pour répondre aux demandes des personnes concernées de notifier ces modifications à autrui.

La complexité et la variété des documents reçus et envoyés fait que seule leur conservation permet de retrouver précisément les données élémentaires modifiées.

Le classement est chronologique par support et généralement séparé par documents reçus et envoyés. Il est recommandé de conserver une copie sur papier des fichiers informatiques pour faciliter l'archivage ultime à la fin de recherches s'étendant sur de nombreuses années.

7.2. La communication à un autre généalogiste

En établissant des contacts, les généalogistes ont intérêt à se déclarer mutuellement la finalité de leurs recherches respectives. Car la nature et la diversité des données transmises dépendent essentiellement de la finalité de leurs recherches respectives.

Il n'est pas nécessaire de transmettre une base de donnée complète (Gedcom) lorsque l'intérêt du contact porte sur la découverte hypothétique d'un ancêtre commun. Si c'est le cas, le destinataire doit sélectionner dans la base reçue les seules données qui concernent la finalité de ses recherches [Chap.3.3] en vue de les incorporer dans sa propre base de données. S'il y a plus tard des rectifications demandées par des personnes concernées [Chap.5.2.3], tous les destinataires doivent être notifiés alors que ces données ne les concernaient peut-être pas. Ces surcharges de travail peuvent être évitées par une meilleure déclaration des objectifs (finalités) des recherches de chacun. Dès lors les branches familiales d'intérêt commun sont seules communiquées.

7.2.1. Dans l'Union européenne

La libre circulation des données généalogiques, y compris celles des personnes vivantes, ne peut être restreinte ni interdite par les États membres [art.1 §2] dans le cadre des législations nationales dérivées de la Directive 95/46/CE, où il est fait obligation aux généalogistes amateurs de déclarer leur activité par une notification [Chap.6] à leur Autorité nationale de contrôle.

Préalablement à toute communication de données, les généalogistes amateurs vérifient l'existence de l'inscription de leurs notifications respectives dans un registre des traitements [Chap.6.2] maintenu par une Autorité nationale de contrôle.

Les généalogistes amateurs sont pleinement responsables de la qualité des données [Chap.4.4], des conditions à satisfaire pour communiquer des données classées sensibles [Chap.4.3, Chap.4.5.2], et du respect des droits d'auteur [Chap.4.5.1].

Le généalogiste amateur joint les adresses connues des personnes vivantes à leurs données lors de la communication [Chap.4.6].

Le généalogiste amateur qui reçoit des données de personnes vivantes a l'obligation de les en informer [Chap.5.1].

Le généalogiste amateur agit en conformité avec les prescriptions du Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

7.2.2. Hors de l'Union européenne

Le transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ne peut avoir lieu que si le pays tiers en question assure un niveau de protection adéquat [art.25 §1], qui s'apprécie selon plusieurs critères, parmi lesquels la finalité généalogique des traitements [art.25 §2]. Les États membres et la Commission européenne estiment selon ces critères quels pays n'ont pas le niveau adéquat de protection [art.25 §3].

Le généalogiste amateur européen vérifie auprès de son Autorité de contrôle que le pays vers lequel il envisage une communication de données de personnes vivantes n'est pas noté avec un niveau de protection non adéquat. Si c'est le cas, il s'interdit tout transfert ou bien il supprime toutes les personnes vivantes des données objet de sa communication avant le transfert.

La qualité de généalogiste revendiquée par une personne d'un pays tiers s'apprécie par rapport à son appartenance à une association ou une fédération de généalogie et par rapport à ses publications généalogiques.

Les responsabilités du généalogiste amateur européen restent les mêmes que lors de communications dans l'UE [Chap.7.2.1].

7.3. La communication aux banques de données

Les banques de données généalogiques ont généralement divers objectifs d'entraide permettant aux généalogistes de progresser dans leurs recherches. Secondairement, certaines banques de données peuvent offrir un service de conservation contre la destruction accidentelle de la base de donnée amateur et d'archivage au-delà de la durée nécessaire aux recherches [Chap.4.4.4].

Les statuts juridiques des personnes morales qui opèrent des banques de données généalogiques, peuvent être très différents, de l'association sans but lucratif à la société anonyme. La législation n'impose aucun statut juridique particulier. Mais elle précise quelles protections la banque de donnée sous-traitante doit offrir en matière de confidentialité et de sécurité des traitements [Chap.4.7] au généalogiste amateur, et que la relation de sous-traitant à responsable des traitements (le généalogiste) doit faire l'objet d'un acte juridique avec un certain nombre de conditions à remplir [Chap.4.8.2].

Deux modes opératoires sont à distinguer parmi les banques de données :

D'une part, les banques de données d'accès restreint à des généalogistes dûment enregistrés auprès d'une Autorité nationale de contrôle protègent la finalité généalogique des traitements contre des détournements à d'autres fins et peuvent donc contenir des données de personnes vivantes ;

D'autre part, les banques de données ouvertes au public ou d'accès restreint à des personnes non enregistrées comme généalogistes auprès d'une Autorité nationale de contrôle, ne peuvent pas contenir de données de personnes vivantes sans contrevenir à la législation qui exclu des traitements incompatibles avec la finalité généalogique déclarée [art.6 §1.b].

En fonction du mode opératoire ainsi défini, le généalogiste amateur qui souhaite alimenter une banque de données avec un objectif d'entraide à la recherche, est responsable dans le second mode opératoire d'exclure toutes données de personnes vivantes (à commencer par leurs noms). Chaque alimentation d'une banque de donnée est inscrite au registre des communications du généalogiste amateur.

Les banques données d'accès restreint sont mises en Suvre en particulier par les associations généalogiques. Ce sont souvent des archives historiques constituant les résultats des recherches de leurs membres ou anciens membres. L'accès est réservé aux membres de ces associations en règle de cotisation. Cet accès est parfois étendu aux membres d'autres associations.

La responsabilité des associations vis-à-vis du détournement de la finalité généalogique des traitements est engagée si elles opèrent des banques de données, car pour assurer la protection des personnes vivantes elles doivent vérifier que l'accès restreint et la communication de leurs données ne sont offerts qu'à des généalogistes dûment enregistrés auprès d'une Autorité nationale de contrôle.

On pourrait penser que certaines banques de données à mode opératoire ouvert au public ne contiennent pas de personnes directement identifiables, car elles n'enregistrent que des relations du type : un patronyme présent dans une localité à une époque déterminée. La même relation dans les données de deux généalogistes révèle ainsi une forte probabilité de données communes.

Cependant, il se peut qu'une relation de ce type à une époque contemporaine révèle une personne unique par simple consultation de l'annuaire téléphonique. Cette possibilité confirme que le généalogiste amateur ne doit pas alimenter ces banques de données d'accès ouvert au public avec des données de personnes vivantes.

7.4. La communication dans le cadre de groupes de discussion sur Internet

Le généalogiste amateur est conscient que les "News Groups" et les sites organisant des groupes de discussion généalogiques sont des lieux accessibles à tous [Chap.4.8.1.3].

Le généalogiste amateur fera preuve de prudence et ne diffusera pas de données permettant l'identification d'une personne vivante. Lorsqu'il rend des données accessibles aux membres d'un groupe de discussion, le généalogiste amateur l'inscrit à son registre des communications et classe une copie du message dans ses archives.

Lorsque le généalogiste amateur reçoit des informations utiles pour ses recherches par un groupe de discussion, il inscrit les messages utiles dans son registre des communications et classe une copie de ces messages dans ses archives.

Lorsque les messages reçus d'un groupe de discussion sont une invitation à échanger des données concernant des personnes vivantes, le généalogiste amateur se doit de quitter le groupe de discussion et d'introduire un contact direct avec l'auteur de cette invitation, sans copie aux autres membres du groupe de discussion. Dans ce contact direct, le généalogiste amateur déclare la finalité de ses recherches et son numéro d'enregistrement auprès de son Autorité de contrôle, et sollicite ces mêmes déclarations de son correspondant. La suite du contact est conforme à la communication à un autre généalogiste [Chap.7.2].

7.5. La communication par publication sur un site Internet

Les considérations développées dans ce Code sur la protection des données sur les sites Internet présentant des généalogies nominatives [Chap.4.8.1.2] visent à éviter le détournement de la finalité généalogique des traitements à d'autres fins, en ce qui concerne les données à caractère personnel de personnes vivantes.

Dès lors, le généalogiste amateur responsable d'un site Internet ouvert au public qui présente une généalogie nominative, ne doit y placer aucune donnée de personnes vivantes sauf celles des personnes desquelles il a reçu une autorisation explicite (écrite) de publier certaines données sur un site Internet ouvert au public. Il est rappelé que des personnes vivantes sont parfaitement identifiables avec des données aussi minimes que leurs noms et prénoms et les liens vers les noms de leurs parents, et qu'une autorisation écrite est aussi de rigueur pour mettre si peu de leurs données sur un site ouvert.

Le généalogiste amateur qui souhaite publier une généalogie nominative complète sur un site Internet, c'est-à-dire comportant les données complètes de personnes vivantes, est responsable de la mise en Suvre d'un contrôle d'accès restreint par mots de passe réservés aux seuls généalogistes dûment enregistrés auprès d'une autorité nationale de contrôle. Il doit en outre veiller à la mise en place d'une liaison sécurisée (par exemple SSL, Secure Socket Layer) entre le site Internet restreint et le généalogiste qui y accède. Ces mesures s'appliquent aussi bien aux sites présentant des pages statiques (hyper text markup language, html) qu'à ceux mettant en Suvre des programmes de gestion dynamiques et/ou de stockage de données à caractère personnel de personnes vivantes.

Les considérations développées dans ce Code sur la protection des données sur les sites Internet dans les relations avec le sous-traitant [Chap.4.8.2] visent les conditions contractuelles et les obligations de confidentialité et de sécurités des traitements [Chap.4.7] applicables aux sous-traitants qui offrent l'hébergement de sites Internet contenant des généalogies nominatives.

Le généalogiste amateur qui publie une généalogie nominative sur un site Internet, doit inscrire chaque mise à jour du site dans son registre des communications. Il conserve une copie des pages statiques présentes sur le site lors de chaque mise à jour.

Le généalogiste amateur conserve et archive chaque copie de sauvegarde successive au fur et à mesure des modifications et ajoutes introduites sur un site au moyen de programmes de gestion dynamiques et/ou de stockage de données généalogiques. Chaque copie de sauvegarde est dans ce cas inscrite au registre des communications du généalogiste amateur.

 


Annexe 1 AUTORITÉS NATIONALES DE CONTRÔLEHaut de la page

La Commission européenne diffuse des liens et des informations à propos des Autorités nationales sur son site EUROPA. Vous trouverez des liens intéressants dans la liste suivante :

Page d'accueil sur la "Protection des Données" (Unité MARKT-A5)
Adresses et sites Internet des Autorités Nationales de Contrôle

--------------------------------------------------------------------------------

Les transferts de données à caractère personnel à destination des pays tiers (hors de l'Union européenne) ne peuvent se faire que si le pays tiers en question assure un niveau de protection adéquat.

Pays vers lesquels les tranferts sont autorisés :

Les pays qui ont le niveau adéquat (voir les décisions) :
Par leur législation: Hongrie et Suisse.
Les Etats-Unis d'Amérique, à condition que le destinataire déclare publiquement adhérer aux "Principes de la Sphère de Sécurité", les mettent effectivement en oeuvre et accepte les décisions de la Federal Trade Commission (FTC) en vertu de la section 5 du FTC Act.
Les autres pays qui n'ont pas le niveau adéquat, à condition que le destinataire accepte d'être lié par des "clauses contractuelles types" (il s'agit d'une version préliminaire).

Pays vers lesquels les tranferts ne sont pas autorisés : Pour le moment aucune décision n'a encore été prise à l'encontre d'un pays tiers.

--------------------------------------------------------------------------------

Les Autorités Nationales de Contrôle ont des activités communes dans le "Groupe de protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel" (Groupe 29) qui remet des avis sur des questions intéressant l'Union.

Avis téléchargeables du "Groupe 29"

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La Directive 95/46/CE devait être transposée dans le droit national des 15 États membres de l'Union européenne avant le 25 octobre 1998. Presque tous les pays l'auront mise en vigueur en 2001.

Evolution des entrées en vigueur dans les pays de l'Union (en anglais)
N.B. Les pays dont le nom est suivi d'un astérisque (*) sont actuellement poursuivis en Cour de Justice des Communautés européennes pour défaut de législation.

 


Annexe 2 : Information à fournir à la personne concernée auprès de laquelle on collecte des données la concernantHaut de la page

Identité du généalogiste responsable et de son représentant éventuel

NOTE : Si le généalogiste responsable n'est pas établi dans l'Union européenne (UE), il est tenu de vous donner l'identité de son représentant dans l'UE.

Le Généalogiste responsable:
Prénom:
Nom:
Adresse:
Tel:
E-mail:

Son représentant éventuel:
Prénom:
Nom:
Adresse:
Tel:
E-mail:

Finalité des traitements auxquels les données sont destinées

Thèmes de recherche sélectionnés par le généalogiste responsable :

Les lignées agnatiques, c'est-à-dire les ascendants et descendants dans une même lignée patronymique, les conjoints inclus.
Patronymes concernés : ...
Les ancêtres d'une personne
Nom de la personne : ...
Les descendants d'un ancêtre connu, les conjoints inclus.
Nom de l'ancêtre : ...
La recherche des ancêtres d'une personne et des cousins issus des mêmes ancêtres, les conjoints inclus. Nom de la personne : ...
Les recherches patronymiques, c'est-à-dire de toutes les familles dont un membre au moins porte le patronyme dans le but de trouver les racines communes de ces familles, les conjoints inclus
Patronymes concernés : ...
Les recherches historiques sur des familles ayant un point commun, par exemple leur localité, leur maison, leur métier, leur notaire, etc. y compris les descendants de ces familles avec leurs conjoints.
Point commun : ...

D'autres thèmes historiques à préciser, nécessitant de rassembler des données à caractère personnel, y compris celles de personnes vivantes.
Résumé du thème de recherche : ...

Variantes de recherche :

Le terme "conjoint" utilisé dans les thèmes de recherche ci-dessus, sétend aussi aux concubins et autres partenaires hors mariage.
Avec les conjoints prédéfinis, les traitements pourront inclure les conjoints de conjoints, et ainsi de suite, avec leurs descendances.
Les données personnelles des parents et de la fratrie des conjoints prédéfinis sont incluses dans les traitements.

Les destinataires des données

Les données vous concernant peuvent être communiquées à des généalogistes, des associations de généalogie, des banques de données généalogiques d'accès restreints aux généalogistes et des fonds d'archives ou des bibliothèques, dans le respect de la finalité des traitements (voir ci-dessus) et de la législation nationale découlant de la Directive européenne 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données.

Le généalogiste responsable vous donne l'assurance que :

La qualité de généalogiste dûment enregistré de la personne destinataire sera vérifiée auprès d'une autorité nationale (ou les conditions équivalentes en dehors de l'UE) préalablement à toutes communications de vos données ;
Les associations de généalogie destinataires de ses publications contenant des données vous concernant, se sont engagées à restreindre leur accès aux généalogistes dûment enregistrés, et qu'elles adhèrent à un Code de Conduite dans le domaine de la généalogie ;
Vos données personnelles ne seront pas communiquées aux banques de données qui n'assurent pas un accès restreint aux généalogistes dûment enregistrés, ceci dans le but d'empêcher tout détournement de la finalité généalogique des traitements ;
Les fonds d'archives et bibliothèques, destinataires de ses publications généalogiques contenant des données vous concernant, devront s'engager à ne pas rendre publiques vos données avant le délai prévu par la loi qui leur est applicable en matière d'archivages de données à caractère personnel ;
Les mesures prévues par la législation et matière de confidentialité et de sécurité des transmissions et des traitements sur les données vous concernant ont été prises et seront maintenues pendant toute la durée des recherches.

Les catégories de données concernées

Le généalogiste responsable est tenu de solliciter votre consentement explicite pour la collecte et le traitement ultérieur de données sensibles qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, relatives à la santé et à la vie sexuelle (Convention des Droits de l'Homme) ainsi que les données qui révèlent des infractions, des condamnations pénales ou des mesures de sûreté, sauf pour celles de ces données qui seraient collectées à des sources attestant que vous les avez manifestement rendues vous-même publiques.

Toute autre donnée à caractère personnel non sensible vous concernant, autorisée par l'Autorité nationale de contrôle (ou autorisée dans des conditions équivalentes en dehors de l'UE) pour la finalité généalogique des recherches, est susceptible d'être collectée à d'autres sources qu'à vous-même.

Le généalogiste responsable est tenu de solliciter votre consentement explicite pour que certaines de vos données à caractère personnel soient mises ouvertement à la disposition du public. Par exemple, votre sexe, les liens avec les noms de vos parents et "conjoints", etc. Cette faculté doit vous être présentée comme une option que vous n'êtes pas obligé d'accepter et pour laquelle vous pouvez librement choisir quelles catégories de données peuvent tomber dans le domaine public.

Non-obligation de répondre aux questions

Vous n'avez aucune obligation de répondre à chacune des questions. Le défaut de réponse n'a aucune conséquence.

Vos droits d'accès et de rectification

Vous avez le droit d'obtenir du généalogiste responsable :

Conditions d'exercice du droit d'accès :

Si votre adresse qui ne correspond plus avec celle inscrite le jour de votre interview, le généalogiste responsable peut exiger une copie d'une pièce d'identité certifiée conforme à l'original par une autorité locale, aux fins de protéger vos données d'un envoi à une mauvaise adresse.

Les données détenues sur vous à des fins généalogiques ne sont pas susceptibles de modifications fréquentes. C'est pourquoi les intervalles considérés comme raisonnables entre deux exercices de votre droit d'accès ont été limités pour éviter des cas exceptionnels de harcèlements. Les intervalles à respecter par vous sont d'au moins trois mois jusqu'à votre troisième demande d'accès. Ils sont ensuite d'au moins douze mois pour les demandes suivantes.

Aucune autre condition ni aucune contrainte ne peut vous être imposée pour obtenir communication de toutes les données à caractère personnel détenues sur vous-même.

Rectification, effacement ou verrouillage :

L'ensemble de vos données doit vous être fourni sous forme claire et sans omission. Les données doivent être accompagnées de toute information disponible sur leur origine, c'est-à-dire leur source. Des informations déjà incluses dans le présent document sur la finalité des traitements généalogiques, les catégories de données sur lesquelles il porte et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées, doivent vous être rappelées lors de la réponse à votre demande d'accès.

Il vous est demandé de vérifier vos données et de les faire rectifier le cas échéant. Vous pouvez faire effacer ou verrouiller certaines données en raison notamment de leur caractère incomplet ou inexact, en raison du fait que certaines données sont classées sensibles ou que certaines données ne sont pas selon vous à mettre ouvertement à la disposition du public.

La notification aux tiers qui ont déjà reçu vos données, des changements opérés :

Lors de l'exercice de votre droit d'accès, vous pouvez demander au généalogiste responsable que les changements demandés soient communiqués aux personnes auxquelles vos données ont déjà été communiquées, si cela ne s'avère pas impossible ou ne suppose pas un effort disproportionné pour retrouver ces personnes en raison notamment de l'ancienneté de cette communication.

 


Annexe 3 : Information à fournir à la personne concernée lorsque ses données n'ont pas été collectées auprès d'elleHaut de la page

Le généalogiste responsable doit, dès l'enregistrement des données ou, si une communication de données à un tiers est envisagée, au plus tard lors de la première communication de données, fournir à la personne concernée aux moins les informations reprises dans la présente annexe-3 [Directive 95/46/CE, art.11 §1], sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés [art.11 §2].

Identité du généalogiste responsable et de son représentant éventuel
NOTE : Si le généalogiste responsable n'est pas établi dans l'Union européenne (UE), il est tenu de vous donner l'identité de son représentant dans l'UE.

Le Généalogiste responsable: Son représentant éventuel:
Prénom: Prénom:
Nom: Nom:
Adresse:

Adresse:
Tel: Tel:
E-mail:
E-mail:

Finalité des traitements auxquels les données sont destinées
Thèmes de recherche sélectionnés par le généalogiste responsable :

Les lignées agnatiques, c'est-à-dire les ascendants et descendants dans une même lignée patronymique, les conjoints inclus.
Patronymes concernés : ...
Les ancêtres d'une personne
Nom de la personne : ...
Les descendants d'un ancêtre connu, les conjoints inclus.
Nom de l'ancêtre : ...
La recherche des ancêtres d'une personne et des cousins issus des mêmes ancêtres, les conjoints inclus. Nom de la personne : ...
Les recherches patronymiques, c'est-à-dire de toutes les familles dont un membre au moins porte le patronyme dans le but de trouver les racines communes de ces familles, les conjoints inclus
Patronymes concernés : ...
Les recherches historiques sur des familles ayant un point commun, par exemple leur localité, leur maison, leur métier, leur notaire, etc. y compris les descendants de ces familles avec leurs conjoints.
Point commun : ...

D'autres thèmes historiques à préciser, nécessitant de rassembler des données à caractère personnel, y compris celles de personnes vivantes.
Résumé du thème de recherche : ...

Variantes de recherche :

Le terme "conjoint" utilisé dans les thèmes de recherche ci-dessus, sétend aussi aux concubins et autres partenaires hors mariage.
Avec les conjoints prédéfinis, les traitements pourront inclure les conjoints de conjoints, et ainsi de suite, avec leurs descendances.
Les données personnelles des parents et de la fratrie des conjoints prédéfinis sont incluses dans les traitements.

Les destinataires des données
Les données vous concernant peuvent être communiquées à des généalogistes, des associations de généalogie, des banques de données généalogiques d'accès restreints aux généalogistes et des fonds d'archives ou des bibliothèques, dans le respect de la finalité des traitements (voir ci-dessus) et de la législation nationale découlant de la Directive européenne 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données.

Le généalogiste responsable vous donne l'assurance que :

La qualité de généalogiste dûment enregistré de la personne destinataire sera vérifiée auprès d'une autorité nationale (ou les conditions équivalentes en dehors de l'UE) préalablement à toutes communications de vos données ;
Les associations de généalogie destinataires de ses publications contenant des données vous concernant, se sont engagées à restreindre leur accès aux généalogistes dûment enregistrés, et qu'elles adhèrent à un Code de Conduite dans le domaine de la généalogie ;
Vos données personnelles ne seront pas communiquées aux banques de données qui n'assurent pas un accès restreint aux généalogistes dûment enregistrés, ceci dans le but d'empêcher tout détournement de la finalité généalogique des traitements ;
Les fonds d'archives et bibliothèques, destinataires de ses publications généalogiques contenant des données vous concernant, devront s'engager à ne pas rendre publiques vos données avant le délai prévu par la loi qui leur est applicable en matière d'archivages de données à caractère personnel ;
Les mesures prévues par la législation et matière de confidentialité et de sécurité des transmissions et des traitements sur les données vous concernant ont été prises et seront maintenues pendant toute la durée des recherches.

Les catégories de données concernées
Le généalogiste responsable est tenu de solliciter votre consentement explicite pour la collecte et le traitement ultérieur de données sensibles qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, relatives à la santé et à la vie sexuelle (Convention des Droits de l'Homme) ainsi que les données qui révèlent des infractions, des condamnations pénales ou des mesures de sûreté, sauf pour celles de ces données qui seraient collectées à des sources attestant que vous les avez manifestement rendues vous-même publiques.

Toute autre donnée à caractère personnel non sensible vous concernant, autorisée par l'Autorité nationale de contrôle (ou autorisée dans des conditions équivalentes en dehors de l'UE) pour la finalité généalogique des recherches, est susceptible d'être collectée à d'autres sources qu'à vous-même.

Le généalogiste responsable est tenu de solliciter votre consentement explicite pour que certaines de vos données à caractère personnel soient mises ouvertement à la disposition du public. Par exemple, votre sexe, les liens avec les noms de vos parents et "conjoints", etc. Cette faculté doit vous être présentée comme une option que vous n'êtes pas obligé d'accepter et pour laquelle vous pouvez librement choisir quelles catégories de données peuvent tomber dans le domaine public.

Liste des catégories de données classées sensibles ou non :

[Cette liste est à reprendre à l'identique de l'annexe-4]

Vos droits d'accès et de rectification
Vous avez le droit d'obtenir du généalogiste responsable :

L'accès à vos données personnelles ;
Leur rectification, effacement ou verrouillage ;
La notification aux tiers qui ont déjà reçu vos données, des changements opérés.
Conditions d'exercice du droit d'accès :

Si votre adresse qui ne correspond plus avec celle inscrite le jour de votre interview, le généalogiste responsable peut exiger une copie d'une pièce d'identité certifiée conforme à l'original par une autorité locale, aux fins de protéger vos données d'un envoi à une mauvaise adresse.

Les données détenues sur vous à des fins généalogiques ne sont pas susceptibles de modifications fréquentes. C'est pourquoi les intervalles considérés comme raisonnables entre deux exercices de votre droit d'accès ont été limités pour éviter des cas exceptionnels de harcèlements. Les intervalles à respecter par vous sont d'au moins trois mois jusqu'à votre troisième demande d'accès. Ils sont ensuite d'au moins douze mois pour les demandes suivantes.

Aucune autre condition ni aucune contrainte ne peut vous être imposée pour obtenir communication de toutes les données à caractère personnel détenues sur vous-même.

Rectification, effacement ou verrouillage :

L'ensemble de vos données doit vous être fourni sous forme claire et sans omission. Les données doivent être accompagnées de toute information disponible sur leur origine, c'est-à-dire leur source. Des informations déjà incluses dans le présent document sur la finalité des traitements généalogiques, les catégories de données sur lesquelles il porte et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées, doivent vous être rappelées lors de la réponse à votre demande d'accès.

Il vous est demandé de vérifier vos données et de les faire rectifier le cas échéant. Vous pouvez faire effacer ou verrouiller certaines données en raison notamment de leur caractère incomplet ou inexact, en raison du fait que certaines données sont classées sensibles ou que certaines données ne sont pas selon vous à mettre ouvertement à la disposition du public.

La notification aux tiers qui ont déjà reçu vos données, des changements opérés :

Lors de l'exercice de votre droit d'accès, vous pouvez demander au généalogiste responsable que les changements demandés soient communiqués aux personnes auxquelles vos données ont déjà été communiquées, si cela ne s'avère pas impossible ou ne suppose pas un effort disproportionné pour retrouver ces personnes en raison notamment de l'ancienneté de cette communication.

 


Annexe 4 : Notification des traitements aux Autorités nationales de contrôleHaut de la page

Le généalogiste responsable peut se reporter au Code de Conduite pour déterminer dans quel pays la loi nationale dérivée de la Directive 95/46/CE lui est applicable [Chap.3.2]. Il peut déterminer si la loi est déjà en vigueur sur le site www.genealogyprivacy.org où il trouvera les coordonnées de l'Autorité nationale de contrôle. Pour introduire une notification nouvelle ou le changement d'une notification existante, le généalogiste amateur doit envoyer la notification selon la procédure prescrite par l'Autorité.

Ci-dessous, la liste des informations à fournir est le minimum requis par toutes les autorités nationales. Le généalogiste amateur vérifiera auprès de son autorité nationale les suppléments d'informations qu'elle peut juger nécessaire.

Identité du généalogiste responsable et de son représentant éventuel
NOTE : Si le généalogiste responsable n'est pas établi dans l'Union européenne (UE), il est tenu de vous donner l'identité de son représentant dans l'UE.

Le Généalogiste responsable: Son représentant éventuel:
Prénom: Prénom:
Nom: Nom:
Adresse:

Adresse:
Tel: Tel:
E-mail:
E-mail:

Finalité des traitements auxquels les données sont destinées
(Cochez devant le(s) thème(s) de recherche généalogique)

Thèmes de recherche sélectionnés par le généalogiste responsable :

Les lignées agnatiques, c'est-à-dire les ascendants et descendants dans une même lignée patronymique, les conjoints inclus.
Patronymes concernés : ...
Les ancêtres d'une personne
Nom de la personne : ...
Les descendants d'un ancêtre connu, les conjoints inclus.
Nom de l'ancêtre : ...
La recherche des ancêtres d'une personne et des cousins issus des mêmes ancêtres, les conjoints inclus. Nom de la personne : ...
Les recherches patronymiques, c'est-à-dire de toutes les familles dont un membre au moins porte le patronyme dans le but de trouver les racines communes de ces familles, les conjoints inclus
Patronymes concernés : ...
Les recherches historiques sur des familles ayant un point commun, par exemple leur localité, leur maison, leur métier, leur notaire, etc. y compris les descendants de ces familles avec leurs conjoints.
Point commun : ...

D'autres thèmes historiques à préciser, nécessitant de rassembler des données à caractère personnel, y compris celles de personnes vivantes.
Résumé du thème de recherche : ...

Variantes de recherche :

Le terme "conjoint" utilisé dans les thèmes de recherche ci-dessus, s'étend aussi aux concubins et autres partenaires hors mariage.
Avec les conjoints prédéfinis, les traitements pourront inclure les conjoints de conjoints, et ainsi de suite, avec leurs descendances.
Les données personnelles des parents et de la fratrie des conjoints prédéfinis sont incluses dans les traitements.

Les catégories de personnes concernées par les traitements
La finalité des recherches [§2] détermine l'ensemble des personnes concernées.

Les catégories de données concernées par les traitements
La liste des catégories de données concernées par la généalogie nécessite une harmonisation des mesures d'exécution communautaires [art.31] concernant leur adéquation [art.6 §1.c] aux finalités des recherches généalogiques et leur classification éventuelle en données sensibles [art.8].

La classification proposée ci-dessous n'est pas définitive ni complète. Elle a pour seul but de servir de base de discussion pour une harmonisation des notifications aux Autorités nationales de contrôle dans tous les pays de l'UE.

Données non sensibles

Données classiques :

(Toutes ces catégories données sont sélectionnéesd'office)

Nom de famille, prénoms, sexe, prénom d'usage, alias du nom, lien vers le père, lien vers la mère, date de naissance, date de décès, date de mariage, lieu de naissance, lieu de décès, lieu de mariage, célébration du mariage (oui/non), divorce (oui/non), séparation (oui/non), date de divorce, lieu de divorce, date de séparation, date d'enterrement ou d'inhumation, date d'incinération, métier/occupation, notes, dernière adresse connue

Données spéciales :

(Cocher les catégories de données qui seront utilisées)

Surnom, accord de mariage, date d'adoption, lien vers le père adoptif, lien vers la mère adoptive, annulation de mariage, armée, attribution d'un nom, contrat de mariage, demande de divorce, déménagement, diplômes, date de publication de bans de mariage, dispense de publication de bans, émigration, date de fiançailles, lieu de fiançailles, décision de divorce, immigration, lieu de résidence, nationalité, date de naturalisation, recensement, date de mise à la retraite, testament, dernières volontés, description physique, nom du notaire, propriétés immobilières, héritages, titre (précédant le nom), ancienneté/ordre (après le nom: père/fils, numéro, sénior/junior),

Données sensibles

(Catégories de données sensibles pour lesquelles les personnes vivantes concernées doivent avoir donné un consentement explicite à leur utilisation et à leur communication ultérieure préalablement à tout traitement)

Baptême, baptême d'adulte, bar-mitsva, bénédiction, causes du décès, circoncision, communion solennelle, condamnations, confirmation (sacrement de), conversion, couleur de la peau, déficiences physiques, excommunication, fausse couche, franc-maçon, handicap physique, homosexualité, hospitalisation, infractions, maladie, mission, ordination, origine ethnique, ordonnance religieuse, origine tribale, photographie, vidéo, multimédia, première communion, race, religion, sacrements, sanctions, date du pacte civil de solidarité (PACS), lieu du pacte civil de solidarité (PACS).

Les destinataires des données
Les données peuvent être communiquées à des généalogistes, des associations de généalogie, des banques de données généalogiques d'accès restreints aux généalogistes et des fonds d'archives ou des bibliothèques, dans le respect de la finalité des traitements (voir ci-dessus) et de la législation nationale découlant de la Directive européenne 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données.

Le généalogiste responsable donne l'assurance que :

La qualité de généalogiste dûment enregistré de la personne destinataire sera vérifiée auprès d'une autorité nationale (ou les conditions équivalentes en dehors de l'UE) préalablement à toutes communications de données ;
Les associations de généalogie destinataires de ses publications contenant des données se sont engagées à restreindre leur accès aux généalogistes dûment enregistrés, et qu'elles adhèrent à un Code de Conduite dans le domaine de la généalogie ;
Les données personnelles ne seront pas communiquées aux banques de données qui n'assurent pas un accès restreint aux généalogistes dûment enregistrés, ceci dans le but d'empêcher tout détournement de la finalité généalogique des traitements ;
Les fonds d'archives et bibliothèques, destinataires de ses publications généalogiques contenant des données de personnes physiques devront s'engager à ne pas rendre publiques les données avant le délai prévu par la loi qui leur est applicable en matière d'archivages de données à caractère personnel ;

Les transferts de données envisagés à destination de pays tiers
Le généalogiste responsable n'enverra des données généalogiques qu'à des personnes de pays pour lesquels l'autorisation visant les finalités généalogiques ont été autorisées par leur Autorité nationale de contrôle ou par la Commission européenne.

Durée de conservation des données, destination ultime des archives
Le généalogiste amateur responsable déclare avoir fixé la date limite de la fin de ses recherche à : ...

Au-delà de cette date limite, le généalogiste amateur déclare vouloir déposer les résultats de ses recherches auprès des associations, bibliothèques et/ou fonds d'archives suivants :

-

-

-

Description des mesures de sécurité
Le généalogiste amateur responsable déclare avoir suivi les prescriptions du Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

En particulier les mesures suivantes ont été prises : copies de sauvegarde des fichiers, vérification de l'identité et de la qualité de généalogiste enregistré avant de donner communication ou accès aux données, cryptage des courriels, site Internet d'accès restreint par mot de passe et liaison SSL.

Il a été vérifié que les banques de données et des sites d'hébergement Internet sous-traitants respectent les mêmes mesures de sécurité, sinon les données de personnes vivantes auront été exclues de ces traitements.

 

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