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Version 3 du 6 février 2004 - remplace v2 du 3 février 2004
Les informations utiles pour une Source
Comment saisir avec : Heredis Généatique PAF
GEDCOM et la gestion des sources
Annexe : à quoi servent les sources ?
Conseiller d'une façon très pratique les généalogistes sur la façon de saisir nos "sources" dans notre logiciel de généalogie. Aider le généalogiste dans la progression de sa généalogie. C'est une approche cohérente. A chacun ensuite de l'adapter selon ses envies et son temps. C'est un guide, une aide, non une obligation.
Ces recommandations veulent garantir la qualité des échanges d'information entre généalogistes, la pérénité de l'information et un classement interne aisé.
Les informations à saisir semblent nombreuses mais les logiciels ont des fonctions pour simplifier les saisies répétitives. Le débutant trouvera ces recommandations peut-être inutiles ou compliquées. Il aura raison jusqu'au jour où il éprouvera le besoin de s'y retrouver plus facilement. Le généalogiste très confirmé trouvera l'analyse primaire. Il aura raison.
Un document original est une source d'information. Sa photocopie aussi. La copie d'une copie est aussi une source : de troisieme rang par rapport à l'original, qui n'est lui même qu'une source d'information intermédaire (rang 2) par rapport à l'évènement lui-même (rang 1).
Le fait ou l'individu que le document relate est forcement la seule vraie source (celle de rang 1).
Exemple : un mail donne la date de naissance d'un trisaieul : évènement (rang 1), registre dans lequel l'évenement est relaté (rang 2), celui qui a rédigé le mail (rang 3), mail reçu (rang 4).
Si une source du premier rang disparait (suite à un décès) la source de second rang permet de conserver une trace pour faire des recherches et ainsi de suite ... Un CDROM ou une photocopie d'archives méritent aussi le terme de source. Un jour peut être qu'on en aura besoin de reconstituer des archives (ce fut le cas pour reconstutuer en partie les Archives de la ville de Paris à la fin du 19 ième siècle).
C'est la multiplication des sources qui permettent de cerner, visualiser, expliquer un fait ou un individu. Comme le font les journalistes.
Une source peut être n'importe quoi ou n'importe qui ... l'essentiel est justement de la citer !
Ces rubriques sont "génériques". Elles visent à adopter un langage commun pour être de certain de savoir de quoi on parle. Elles sont utilisables dans l'ensemble des logiciel de généalogie. Pour savoir où et quoi saisir dans votre logiciel reportez-vous au chapitre le concernant.
Champ Heredis - - - > Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Nom/N° de source - -> Date et Nom [REFN]
Origine - - - - - - - - - > Dépositaire [REPO]
Document - - - - - - - -> Type [MEDI cf problème n°1]
Cote - - - - - - - - - - - > Cote [CALN]
Nature du Document - > Media [TITL cf problème n°2]
Archivage - - - - - - - - > Numéro et/ou Archivage [ABBR]
Texte du document - - > Texte [TEXT cf problème n°3]
Il est possible de saisir une source pour chaque évènement : individu ou union
Astuce : utilisez les raccourcis de saisie.
Problème n°1 - Inversion des champs "Document" et "Nature du document". Il y a une inversion des tags TITL et MEDI entre ces deux champs ce qui interdit un échange correct de ces informations avec d'autres logiciels via GEDCOM. Le champ "Document" devrait donner en GEDCOM le Tag TITL (alors que Heredis exporte le tag MEDI). Le champ "Nature du document " devrait donner en Gedcom le tag MEDI (alors que Heredis exporte le tag TITL). Et il n'est même pas possible d'inverser la saisie car "Nature du Document" ne laisse pas de liberté de saisie. Exemple: si on suit les instruction de la documentation de Heredis le champ "Document" doit contenir par exemple "Acte de naissance". Parfait. Mais si on exporte en GEDCOM cette information sera interprétée comme étant un "média" par un autre logiciel. Ce qui ne veut plus rien dire.
Problème n° 2
Le champ "Nature du Document" utilise le TAG TITL suivi d'un numéro du rang de l'option dans la liste déroulante (0, 1, 2, ....) (voir le tableau ci-dessous). Le tag correct devrait être MEDI suivi d'un mot explicite prévu par GEDCOM. Nous conseillons de rester dans l'erreur (donc saisir ce qui est demandé) car permet : malgré tout une lecture pour soi-même correcte, malgré tout d'échanger correctement entre fichier Heredis, d'espérer un jour un correctif. Si vous êtes puriste ne rien saisir dans ces champs.
Correspondance entre l'information saisie dans le champ "Nature du document" et le résultat donné dans le GEDCOM à la ligne TITL corespondante.
(vide) [-1], Non Trouvé [Pas de TAG] , Copie [2] , Original [1] , Photocopie [3] , Transcription [4] , Numérisation [5] , Microfilm [6] , Demandé [7] , Extrait [8] , Photographie [9] , Introuvable [10].
Solution palliative au problème : utiliser un traitement de texte (WORD par exemple) pour modifier les tags de fichier GEDCOM qui posent problème. Mais ca reste compliqué et peu abordable par tout le monde.
Problème n° 3 Dans la zone texte, les mises en forme (couleurs, tabulations, changements de police, de style, de taille, etc ) sont perdus à l'export GEDCOM.
Champ Généatique -> Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Type du document -> Type [TITL]
Descriptif - - - - - - > Numéro, Dépositaire, Cote, Media, Archivage, Texte [TEXT]
Comment saisir dans Généatique 98
Champ Généat. 98 -> Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Date - - - - - - - - - - - -> Date , 10 caractères sans contrôle format alphanumérique
Type du document - - > Type [TITL] 6 caractères
Note - - - - - - - - - - - -> Dépositaire, Cote, Media [TEXT] [54 caractères]
Note - - - - - - - - - - - - > Numéro, Nom, Archivage, Texte [TEXT] [54 caractères]
Transfert de G98 vers G2000 : Type (98) = Type (2000), Date(98) + Note(98) + Note(98) = Descriptif (2000)
Champ PAF - - - - - -> Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Titre de la source - - -> Date, Nom, Type [TITL]
Auteur - - - - - - - - - - > Suivre indications du logiciel [AUTH]
Renseign. publication -> Cote, Media [PUBL] [CALN]
Lieu de dépôt - - - - - -> Dépositaire [REPO]
Texte original - - - - - > Texte [TEXT]
Commentaires - - - - -> Archive [NOTE]
Il est possible de saisir une source pour : l'individu ("s" à côté d'ancienneté/ordre), la famille au mariage, (bouton "source" dans mariage), les événements ("s" à côté de l'évènement).
Pour transmettre ses données généalogiques et en particulier les sources d'une information le choix de la norme gedcom est une convention. Cette convention est connue de la presque totalité des logiciels (malgré toutes les imperfections existantes). Il n'y a aucune raison de ne pas s'en servir. C'est un outil d'échange transparent et il appartient au logiciel de prendre en charge sa mise en forme.
Le bon positionnement des niveaux fait qu'un fichier gedcom est lisible ou non.
La "source" dans Gedcom contient le contenu et la désignation. Il est donc possible de pointer la même source à partir de plusieurs données. La citation précise l'usage qui est fait de la source.
Archives : dans la source le tag [1 REPO] est le pointage vers un seul enregistrement. Les archives départementales peuvent être citées tant que de besoin mais le détail adresse, tel .... ne consomme qu'un seul enregistrement.
Exemple : un acte de mariage contient par exemple 4 individus, parfaitement identifiés et membres de la famille étudiée. On souhaite préciser leur présence à ce mariage. La source sera l'acte de mariage. Cet acte ne sera saisi qu'une seule fois dans le logiciel en tant que source avec les références de son lieu d'archivage, ses références sa transcription etc ...
Et le logiciel viendra, à partir des 4 individus saisis dans le logiciel, pointer vers cette source de façon à "authentifier" que tel individu a bien été présent à ce mariage à telle date et avec tel role.
- Création d'un enregistrement source avec la désignation ...
REPO = "collection personelle de Mme Dupont"
CALN = sera la cote ou le rangement de cet ouvrage (intéressant si accessible par d'autres personnes)
MEDI = précise le support. Utile si je veux le reproduire.
- Naissance de M. Durand = je préciserai à quel endroit dans PAGE et dans QUAY je dirai "preuve incontestable", si j'ai fait un microfilm je l'indiquerai par OBJE et peut être une note NOTE; je peux aussi simplement reproduire le passage dans TEXT
- L'extrait d'un acte est-il une source ou un élément de la source constitué par le registre d'où il sort. Les deux approches sont parfaitement licites. Il suffit de rester cohérent dans le traitement pour la saisie en respectant le schéma
- Une source peut aussi être un journal, un ouvrage imprimé. Donc il semble aussi utile de pouvoir enregister séparément : un espace de notes en complément du dépositaire (archives, etc.), un nom d'auteur (prévu sous AUTH dans la norme), une date et un lieu de publication (prévus sous PUBL dans la norme), un nom d'éditeur (je ne vois rien dans la norme, et ça ne me plait pas de mettre cela avec le nom du ou des auteurs), une (ou plusieurs) note(s) [différent du *texte* de la source] (prévues dans la norme sous NOTE), une (ou plusieurs) illustration(s) (prévues dans la norme sous OBJE), une date de dernière modification, accompagnée d'un espace de notes (prévus dans la norme sous CHAN, DATE, NOTE).
- Problème des sources à supports multiples. Des Archives Départementales ont entrepris le microfilmage de toutes les minutes notariales antérieures à 1800. Il y a donc deux systèmes de cotes : l'original (p. ex. 3R 15777) (incommunicable après microfilmage) et sa cote de substitution (genre 4 Mi 456). Il paraît impensable de faire figurer les deux cotes dans un seul champ. Sans doute faut-il créér deux sources.
REFN {reference} : description ou numéro d'identification d'un fichier ou de tout autre objet pouvant être référencé (ex pour une source : n° de référence donné par l'utilisateur)
Numéro décrit par USER_REFERENCE_NUMBER comme étant un nombre défini par l'utilisateur ou un texte utilisé par lui comme identifiant, pouvant être par exemple un numéro se référant au système de classement manuel ou automatisé utilisé, ou un numéro de page et un index dans un arbre généalogique.
REPO {repository} : établissement ou personne dépositaire de l'information (ex pour une source : lieu où est située la source). Les lieux de regroupement d'archives sont définis par l'ensemble du REPOSITORY_RECORD qui définit un lieu de conservation et SOURCE_REPOSITORY_CITATION qui fait appel au précédent et précise l'identification de la source dans ce lieu.
CALN {call_number} : numéro dans un répertoire qui sert à identifier une pièce dans une collection (ex :cote). Selon la norme ce tag appartient à REPO.
MEDI {media} : information sur le support des données stockées. Selon la norme ce tag appartient à REPO.
De quel support des données archivées on parle : s'agit-il du support d'origine (chez le dépositaire) ou du support de destination (cédérom dans la collection personnelle du généalogiste) ?
Certains y mettent le support de la source originale et d'autres décrivent ce dont ils disposent dans leurs propres dossiers. Tout est possible il suffit d'annoncer la méthode, sans toutefois s'étonner que la transmission n'est pas bonne avec un correspondant qui a fait un choix différent.
[Ce type d'information relève de la gestion personnelle et n'a pas sa place dans un gedcom. Je n'ai pas besoin de savoir si mon correspondant dispose d'une photo ou autre et où elle est rangée, je préfère lire le texte de la source qui justifie l'événement. Par conséquent chacun peut faire selon sa sensibilité. Nous atteignons la frontière d'un logiciel de généalogie qu'il ne faut pas confondre avec un gestionnaire de documents.]
TITL {title} : description d'un ouvrage, comme le titre d'un livre
ABBR {abbreviation} : titre abrégé, description abrégée ou nom abrégé. (ex lieu, au sens large, où est archivé votre exemplaire de la source)
TEXT {text} : texte exact provenant d'un document original
QUAY : qualité des sources (dans une citation). Peu utilisée il est pourtant intéressant de savoir si la source est une preuve indiscutable, une information, une présomption ... si j'ai le souci de la véracité et pas seulement du volume de ma base. Existe dans les logiciels : Paf et TMG.
SOURCE_CITATION: = [ n SOUR @<XREF:SOUR>@ /* pointer to source record */ {1:1}
+1 PAGE <WHERE_WITHIN_SOURCE> {0:1}
+1 EVEN <EVENT_TYPE_CITED_FROM> {0:1}
+2 ROLE <ROLE_IN_EVENT> {0:1}
+1 DATA {0:1}
+2 DATE <ENTRY_RECORDING_DATE> {0:1}
+2 TEXT <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+3 [ CONC | CONT ] <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+1 QUAY <CERTAINTY_ASSESSMENT> {0:1}
+1 <<MULTIMEDIA_LINK>> {0:M}
+1 <<NOTE_STRUCTURE>> {0:M}
| /* Systems not using source records */
n SOUR <SOURCE_DESCRIPTION> {1:1}
+1 [ CONC | CONT ] <SOURCE_DESCRIPTION> {0:M}
+1 TEXT <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+2 [CONC | CONT ] <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+1 <<NOTE_STRUCTURE>> {0:M}
La citation donne la référence de la source, avec indication de la page s'il est fait appel à une source globale : registre ou ouvrage. C'est un repérage de l'information de détail pour l'événement en cours de traitement (par rapport à la source globale).
[Ne pas confondre avec un repérage spatial de la source physique qu'est une cote selon le vocabulaire des archives. Cette donnée est associée au lieu d'archivage indiqué dans la source.]