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Relevés -> RSAO
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Relevés Systématiques Assistés par Ordinateur (RSAO)
(autre page)
Format des Editions de relevés systématiques
Le soundex (code phonétique d'un patronyme)
Relevés systématique à la voix
Logiciels de relevés systématiques (autre page)
Article paru dans "Flash Fédération" périodique de la Fédération Française de Généalogie, N° 64 - octobre-novembre 2000
par Geneviève GONTIER
Depuis 30 ans et plus, des généalogistes éclairés et soucieux à la fois de la sauvegarde du patrimoine et de l'entraide mutuelle copient et informatisent des actes. Depuis 30 ans et plus, la plupart d'entre eux déposent ces copies en divers lieux : Archives Départementales et Municipales, Associations, Fédération, Bibliothèques généalogiques, voire Salt Lake City. Ces documents sont toujours les bienvenus, mais ce serait plus facile pour tout le monde si leur forme matérielle était homogène et si la page de garde comportait à peu près les mêmes indications.
La forme matérielle
Les relevés, qu'ils soient disposés en page, ou en image (format italien), devraient toujours être imprimés ou manuscrits sur format 21 x 29.7, afin d'en permettre un classement plus aisé.
Il vaut mieux, sauf pour les communes minuscules, séparer les différentes sortes de relevés, soit :
Notons en passant que l'appellation précise est bien Baptêmes et Naissances, Sépultures et Décès, soit BMS et non NMD.
La page de garde
Exemple
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ARRAS (Sainte-Croix)
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62041
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Chef-lieu d'Arrondissement
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MARIAGES
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1737-1792
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| Actes complets | ||
| en ordre chronologique |
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| Tables alphabétiques H et F | ||
| Dépouillement sur registre aux AD |
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Relevés : AGP
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Saisie : G.GONTIER
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1998
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Les communes dépouillées
La Fédération se charge d'envoyer sur Minitel ainsi que sur Internet la liste des communes relevées par les associations. Nous avons déjà cette liste, pour un grand nombre d'associations, mais elle nous est souvent arrivée sous des formats hétérogènes. Comme il s'agit, la plupart du temps, de listes informatisées, nous pensons ne pas être trop exigeants en vous demandant de bien vouloir, à l'avenir, homogénéiser ce document sous la forme suivante, en utilisant une colonne pour chaque rubrique :
Exemple (Nous vous les donnons par ligne, mais bien entendu, il s'agit de colonnes)
Merci à l'avance de bien vouloir vous inspirer de ces recommandations !
Lire aussi à ce sujet les « Réflexions sur les dépouillements » par J-M delli PAOLI, parues dans "Provence Généalogie" et reprises dans "Généalogie et Histoire" (Revue du CEGRA, n° 103).
Dans PAF un outil (Soundex) permet de calculer le code phonétique d'un patronyme.
Il s'agit de trouver un indice permettant de regrouper, dans de très grandes bases de données, des noms d'orthographe et prononciation voisines. Cela a été mis au point aux USA pour gérer les recherches dans les bases de données des recensements. Le principe est de garder la première lettre. Pour les lettres suivantes on supprime toutes les voyelles, on supprime les consonnes doublées. Sur ce qui reste on calcule un numéro à 3 chiffres.
Le terme Soundex s'applique à un système permettant de conserver, dans un même endroit, des noms de sonorité voisine débutant par la même lettre, malgré les différences ou les erreurs d'écriture.
Le code Soundex d'un patronyme se compose de son initiale et d'un ensemble numérique basé sur les consonnes utilisées dans ce même patronyme. Toutes les voyelles ainsi que les consonnes y (sic), w et h sont ignorées. Des zéros sont ajoutés en fin de code pour compenser un nombre de trois chiffres si le patronyme ne contient pas trois lettres pouvant être codifiées. S'il contient plus de trois consonnes, seules les trois premières sont codifiées.
La valeur numérique des codes Soundex est:
1 = b, f, p, v
2 = c, g, j, k, q, s, x, z
3 = d, t
4 = l
5 = m, n
6 = r
Aucun code n'est affecté aux lettres a, e, i, o, u, y, w, ou h. Quand deux lettres de même valeur numérique sont voisines, elles sont codifiées comme une seule lettre.
Par exemple avec ce système, les noms suivants: - Palluy -- Pallui -- Pallua -- Pallu et les mêmes avec un seul "L" donnent tous P-400
Autre exemple: Gutierrez est codé G-362 (G, 3 pour T, 6 pour le premier R, le second R est ignoré, 2 pour Z)
Explications en français http://www.chez.com/algor/soundex/soundex.htm
Explications en anglais : http://www.archives.gov/research_room/genealogy/census/soundex.html
Il est possible de faire le relevé systématique des actes d'état-civil en utilisant un logiciel de saisie vocale (LSV). On connecte un microphone au micro-ordinateur. On active le logiciel. On lit les actes devant le microphone. Le logiciel capte et interprète la voix puis range le texte résultat dans un fichier. Durant l'été 2004, relevé systématique à la voix des tables décennales d'une commune du 82 pour la période 1792-1904.
Photographie des pages des TD avec un appareil numérique. Transfert sur ordinateur.
Pour faire la saisie vocale, création pour chaque décennie et avec un tableur, d'un tableau avec NOM, PRENOM, DATE pour les naissances et les décès, ou un tableau de cinq colonnes NOM EPOUX, PRENOM EPOUX, NOM EPOUSE, PRENOM EPOUSE, DATE pour les mariages.
Microphone puis lancvement du LSV. Affichage simultanément sur l'écran du micro-ordinateur, la photo de la TD à saisir et le tableau à remplir.
Lecture, une à une, les lignes de la TD pour renseigner les cases du tableau l'une après l'autre.
En premier, saisi des TD des mariages pour rencontrer un maximum de noms propres à apprendre au LSV et ensuite plus facile pour les TD des naissances et des décès.
Homophonie ? Pendant cette saisie des TD, difficultés avec les patronymes d'orthographe différente mais homophones. Pour diminuer le problème, utilisation de la prononciation occitane des patronymes qui en prononçant toutes les lettres augmente la différenciation. Ainsi, « BAR » peut être distingué aisément de «BARRES », par exemple. Cependant, cette prononciation occitane créait parfois d'autres difficultés. Ainsi, en disant « METADIÉ », j'obtenais parfois «METADIE» et « MONESTES » donnait « MONEST .S »
En disant « 7 février 1884 », le LSV traduisait par « cette février 1884 » ou, encore, « 2 juillet 1821 » donnait « de juillet 1821 ».
A force de préciser à chaque fois au LSV que c'était la première forme qui était la bonne, l'erreur a disparue.
De la même façon, le LSV traduisait « Jean » par « gens », « SAGES » en « sagesse » ou « sage ».
Résolution de cette confusion en supprimant un maximum de noms communs du dictionnaire du LSV puisque ces noms communs sont, dans notre cas, inutiles pour la plupart.
On sait, enfin, que l'orthographe des patronymes ne s'est fixée que peu à peu et tardivement. On rencontre indifféremment « AUZERIC » et « HAUZERIC » ou « MOLINE », « MOULINE ». En m'imposant l'emploi d'une prononciation unique et donc d'une écriture unique, il a été possible d'éviter la confusion sans peine.
Le LSV employé est un logiciel d'usage général. Mes photographies « à main levée» ont conduit à quelques difficultés de lecture.
Bilan : la saisie des TD des mariages a été un peu laborieuse à cause de l'apprentissage des patronymes rencontrés. Par la suite, la saisie des TD des naissances et décès a pu se faire à une vitesse parfois surprenante. 250 décès saisis par heure, sans fatigue ! Le relevé des TD des NMD pour la période 1792-1904, soit près de 5500 lignes a demandé une trentaine d'heures que j'ai réparti sur trois semaines.
Gérard KITTEN