Standardisation
Comment saisir les sources
Mise à jour du : 31 mai 2001 (annule et remplace celle du 5 mai 2001)

Objectif
Informations utiles pour identifier une Source

Heredis 2000
Généatique 2000
Généatique 98
PAF

Astuce pour "marquer" l'origine d'une fiche
GEDCOM : les TAGs utilisés pour les Sources
Pourquoi noter les sources ? Exemples.

Téléchargement de "Gedcom sources"
(Zip/Word - 7 Ko) - échanger vos données "sources" via GEDCOM
(avec Heredis, Généatique, PAF)

Objectif   

Vous conseiller sur la façon de saisir vos "Sources" dans votre logiciel de généalogie.
Aider le généalogiste "moyen" dans la progression de sa généalogie. Ceux qui s'interrogent et ceux qui tatonnent. C'est une approche cohérente. A chacun ensuite de s'adapter selon son temps …
C'est un guide et une aide, non une obligation.

Ces recommandations visent à garantir :
- la qualité des échanges d'information entre généalogistes,
- la pérénité de l'information,
- un classement interne aisé.

Les informations à saisir semblent nombreuses mais les logiciels ont des astuces pour simplifier cette saisie.
Le débutant trouvera inutiles et compliquées toutes ces recommandations/conseils. Et il aura raison.
L'expert/professionnel/archiviste/historien trouvera l'analyse primaire. Et il aura aussi raison.
Ce document n'est pas destiné à être une requête envers les éditeurs de logiciels.
Par défaut il n'est fait référence qu'à Heredis, Généatique et PAF.

Informations utiles pour identifier une Source   

Ces rubriques sont "génériques" c'est-à-dire utilisable dans l'ensemble des logiciel de généalogie. Pour savoir où et quoi saisir dans votre logiciel reportez-vous au chapitre le concernant.

1) Numéro
Numéro d'identification chronologique unique de la source. Possibilité de donner un numéro à toute source en dehors de tout classement. Ce numéro doit être mentionné sur chaque document. Ainsi les documents sont identifiés même hors du lieu de stockage et peuvent être cités sans utiliser de périphrase. Permet de reclasser le document rapidemment

2) Nom
Nom du personnage principal concerné par la source (par ex dans un acte de naissance). S'il n'y a pas de personnage principal, ne rien saisir. Si c'est un mariage deux noms peuvent être saisis. Selon les besoins il peut être intéressant de noter aussi le prénom (ou les prénoms) ou l'initiale du prénom.

3) Date
Date de l'acte (si acte d'état civil, notarié etc …) ou date d'édition de la publication (si c'est un livre/publication, date qui peut alors être très éloignée de la date de l'événement auquel est attachée la source). La date en entier est indispensable pour retrouver un acte antérieur à 1800 aux Archives. Utilisez le format AAAA MM JJ (année mois jour) car il permet de faire des classements et des tris par année et c'est le standard  I.S.O. (International Standard Organization)

4) Dépositaire
Etablissement ou personne dépositaire de l'information.
Ex : Archives Départementales xxx, Mairie xxx, Association/Cercle xxx et N° du relevé de Cercle, Nom de la personne avec coordonnées, Site internet xxx, Musée xxx, Bibliothèque xxx, Mémoire familiale, Archives familiale xxx, etc … (il est d'usage de remplacer Archives Départementales par AD). En cas d'ambiguité les coordonnées du dépositaire sont indispensables.

5) Type
Exemple : Acte de naissance, Acte de mariage civil, Acte de décès civil, Acte de baptéme, Acte de mariage religieux, Acte de sépulture religieux, Acte Notarié, Contrat de mariage, Table des Mariages, Testament, Jugement, Inventaire après décès, Lettre, Passeport, Note de xxx, Fonds Privés, etc …. S'il s'agit d'un dossier de cercle "Mariages paroisse XXX 1672-1800"

6) Cote
Numéro dans un répertoire qui sert à identifier une pièce dans une collection. Ex : Numéro de référence utilisé dans les Centres d'Archives. Numéro de la Cote, numéro du microfilm ou numéro sur le registre de l'état civil (Ex:  5E-234/3 ou 5 Mi 637 5 ou D 1891 n° 192)

7) Media
Renseigne sur le support des données stockées. Ce peut être une option. Ex : Non trouvé, Original, Copie, Photocopie, Transcription, Numérisation, Microfilm, Demandé, Extrait, Photographie, Introuvable.

8) Archivage
Renseigne sur l'archivage personnel du généalogiste. Ex : Boite xxx, boîte-photos n°www, Nom de fichier sur disque ou CD, … Ce peut être une option si la rubrique 1 -  "Numéro" est saisie.

9) Texte
Retranscription de l'acte aussi fidèle que possible (en particulier pour l'orthographe des noms et des lieux). Option : retranscrire l'acte en français actuel avec remise en page permettant une compréhension claire et précise de l'acte. Par contre, l'acte scanérisé donnera une image fidèle de l'original.

Comment saisir dans Heredis 2000   

Conseil : utilisez les raccourcis de saisie.

Sachez aussi que dans "Texte du document" les mises en forme (couleurs, tabulations, changements de police, de style, de taille, etc .) sont perdus lors d'un export en GEDCOM).

Problème n°1 - Inversion des champs "Document" et "Nature du document"
Il y a une inversion des TAGs (terme GEDCOM) TITL et MEDI entre ces deux champs ce qui interdit un échange correct de ces informations avec d'autres logiciels par GEDCOM.
Le champ "Document" devrait donner en GEDCOM le Tag TITL (au lieu de MEDI)
Le champ "Nature du document " devrait se transformer en MEDI (au lieu de TITL)
Et il n'est même pas possible d'inverser la saisie car "Nature du Document" ne laisse pas de liberté de saisie.
Exemple: Si on suit les instruction de la documentation de Heredis le champ "Document" doit contenir par exemple "Acte de naissance". Parfait. Mais si on exporte en GEDCOM cette information sera interprétée comme étant un "média" par un autre logiciel.Ce qui ne veut plus rien dire.

Pour le champ "Nature du document" le problème est pire (voir Problème N°2).
Nous conseillons cependant de rester dans l'erreur (à savoir saisir ce qui est demandé) car
a) permet malgré tout une lecture pour soi-même correcte
b) permet malgré tout d'échanger correctement entre fichier Heredis
c) il y aura peut-être un jour un corectif sur ce point
d) il existe au pire une solution (voir ci-dessous) même si elle est complexe à réaliser
e) et si vous êtes vraiment puriste : ne rien saisir dans ces champs.
f) il n'y a pas d'autres solutions.

Problème n° 2
Le champ "Nature du Document" est transformé de la façon suivant avec GEDCOM. Ce champ utilise le TAG TITL suivi d'un numéro du rang de l'option dans la liste déroulante (0, 1, 2, ....) (voir le tableau de correspondance ci-dessous).
Le tag correct devrait être MEDI suivi d'un mot explicite (mots-clef prévus par GEDCOM) :
audio, book, card, electronic, fiche, film, magazine, manuscript, map, newspaper, photo, tombstone, video
ou en  français : Non trouvé, Original, copie, photocopie, transcription, numérisation, …
En conclusion suivez ce que vous recommande le logiciel.

Solution palliative au problème n°1
Utilisez un traitement de texte (WORD par exemple) pour modifier les tags de fichier GEDCOM qui posent problème. Mike Morice
Mais ca reste compliqué et peu abordable par tout le monde.

Tableau de correspondance entre l'information saisie dans le champ "Nature du document" et le résultat donné dans le GEDCOM à la ligne TITL corespondante.

Comment saisir dans Généatique 2000   

Remarques et conseils :

• Une source étant lié obligatoirement à un événement les informations "Date" et "Nom" sont décrites dans l'événement lui-même et n'ont donc pas besoin d'être saisies dans les sources.
• Copies d'actes scannées : liées à l'acte en question sous la rubrique illustrations.
• Pas de possibilités de rattacher deux événements à une même source.
• Ces champs sont modifiables en masse par la fonction recherche et remplacement.
• L'aide à la saisie permet après une premier saisie de se voir proposer durant une seconde saisie de choisir parmi ce qui a été déjà saisi dans ce champs auparavant.

Comment saisir dans Généatique 98   

Remarque concernant les champs de Généatique 98:
Date 10 caractères sans contrôle de validité (format, 30/02, alphanumérique  etc..)
Type 6 caractères
Note (première) 54 caractères
Note (seconde) 54 caractères

Transfert des fichiers Généatique 98 vers Généatique 2000
Type (2000) = Type (98)
Descriptif (2000) = Date(98) + Note(98) + Note(98)

Comment saisir dans PAF   

Références :
http://www.gendex.com/gedcom55/55model2.gif
http://www.gendex.com/gedcom55/55model1.gif

Nous ne connaissons pas les Tags utilisés en export par ces champs.

Astuce pour "marquer" l'origine d'une fiche dans un fichier   

(en cas d'intégration d'un fichier extérieur) Idée de Philippe Meresse

Utilisez un "champ" paramétrable (disponible sous Généatique et Heredis).
Créez un champ texte (Tag Gedcom Niveau 1, nommé "SOUR")
Taille 99 (pour des raisons d'uniformité avec les autres).
Libellé "Origine de la source pour cette Fiche".
Ce champ est donc rattaché à l'individu.

Triple avantage de pouvoir :

• Se générer à la demande (par exemple), de manière automatique sur toute les fiches d'un fichier reçu de l'extérieur et que l'on souhaite intégrer par la suite à la base,
• Cela donne également un champ de requête pour faire l'inverse et enlever la totalité des données introduites ou en faire une liste,
• ce champ peut servir de manière individuelle pour rajouter une source Globale (complémentaire) à toute la fiche mais au coup par coup.

GEDCOM : les TAGs utilisés pour les Sources   

REFN     {reference} : description ou numéro d'identification d'un fichier ou de tout autre objet pouvant être référencé (ex pour une source : n° de référence donné par l'utilisateur)
Numéro décrit par USER_REFERENCE_NUMBER comme étant un nombre défini par l'utilisateur ou un texte utilisé par lui comme identifiant, pouvant être par exemple un numéro se référant au système de classement manuel ou automatisé utilisé, ou un numéro de page et un index dans un arbre généalogique.

REPO     {repository} : établissement ou personne dépositaire de l'information (ex pour une source : lieu où est située la source). Les lieux de regroupement d'archives sont définis par l'ensemble du REPOSITORY_RECORD qui définit un lieu de conservation et SOURCE_REPOSITORY_CITATION qui fait appel au précédent et précise l'identification de la source dans  ce lieu.

CALN    {call_number} : numéro dans un répertoire qui sert à identifier une pièce dans une collection (ex :cote)

MEDI     {media} : information sur le support des données stockées

TITL       {title} : description d'un ouvrage, comme le titre d'un livre

ABBR    {abbreviation} : titre abrégé, description abrégée ou nom abrégé. (ex  lieu, au sens large, où est archivé votre exemplaire de la source)

TEXT     {text} : texte exact provenant d'un document original

Pourquoi noter les sources ?   

Exemples :

Pour éviter de refaire le même travail.
Exemple : Noter les références d'une source permet de savoir que c'est déjà lu et étudié. Pas besoin d'y revenir.

Pour revenir sur une information.
Permet de retrouver l'"original" pour y rechercher des informations.
Exemple : un témoin est anodin à la première lecture. Plus tard le témoin anodin peut devenir très instructif.

Pour retrouver l'original dans son lieu de dépôt.
Un collègue a noté une information mais sans retranscrire l'acte. Connaître la source permet de retrouver l'original.

Cette page est réalisée à partir des expériences d'utilisateurs français
suite à des discussions sur la liste dédiée à ce sujet.
Si vous souhaitez y participer
fr.groups.yahoo.com/group/norme-genealogie

Cette page est destinée à être diffusés le plus largement possible.

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